Warum benötigen Sie ein W-9-Formular?

Der Internal Revenue Service stellt das Formular W-9, Request for Taxpayer Identification and Certification (Antrag auf Identifizierung und Zertifizierung des Steuerpflichtigen) zur Verfügung, damit Unternehmen Steueridentifikationsnummern von Personen anfordern können, die bei bestimmten meldepflichtigen Transaktionen mit dem Unternehmen in Verbindung stehen. Unternehmen und einige Einzelpersonen, die Informationen bei der IRS einreichen müssen, benötigen die Steuerzahler-Identifikationsnummer, um die finanziellen Aktivitäten an die IRS zu melden.

Informationen zurückgeben

Der IRS definiert einen Anforderer als Geschäft oder Person, die eine Informationsrückgabe einreichen muss. Der Zahlungsempfänger ist die Person, die dem Antragsteller seine TIN zur Verfügung stellen muss. Der IRS verlangt, dass Antragsteller bestimmte Geschäftstransaktionen über die Informationsrückgaben melden und den an diesen Transaktionen beteiligten Parteien Gewinn- und Verlustrechnungen übermitteln. Der IRS führt eine Liste der verschiedenen Arten von Informationsrückgaben und eine Liste mit meldepflichtigen Transaktionen, einschließlich Schuldenstreichungen, Beiträge zu einzelnen Vorsorgekonten und Immobilientransaktionen. Der IRS verlangt auch, dass die Zahlungsempfänger das von den Antragstellern bereitgestellte Formular ausfüllen, wenn das Formular dem W-9 ähnelt. Der IRS verlangt, dass die Zahlungsempfänger in bestimmten Situationen freiwillig das Formular W-9 an die Antragsteller senden.

US-Personen und die TIN

Die Verwendung des Formulars W-9 ist auf US-Personen beschränkt, die der IRS als US-Bürger oder gebietsansässiger Ausländer, inländische Immobilien oder Trusts sowie auf eine in den USA gegründete und nach dessen Gesetzen organisierte Partnerschaft, Gesellschaft oder Körperschaft definiert. Die TIN für gebietsansässige Ausländer ist die Identifikationsnummer des IRS-Einzelsteuerpflichtigen oder ITIN, die in das Feld für die Sozialversicherungsnummer eingegeben wird. Ein Einzelunternehmer kann seine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) oder die von der IRS bevorzugte Sozialversicherungsnummer verwenden. Der entsprechende TIN-Eintrag variiert je nach Art der Geschäftsentität. Der Missbrauch oder die Offenlegung einer TIN durch einen Antragsteller verstößt gegen das Bundesgesetz.

Zertifizierung

Ein Unternehmen oder ein Anforderer kann dem Zahlungsempfänger das Formular W-9 zur Bestätigung vorlegen, dass die TIN des Zahlungsempfängers korrekt ist oder der Zahlungsempfänger beantragt wurde und auf die Zuteilung der Nummer wartet. Das Formular wird verwendet, um zu bestätigen, dass der Zahlungsempfänger keiner Sicherungssperrung unterliegt, oder um die Forderung des Zahlungsempfängers auf Befreiung von der Sicherungssperrung zu bestätigen. Ein Anforderer kann die Bestätigung des Status des Zahlungsempfängers als US-Person beantragen, der bei Finanztransaktionen mit einem ausländischen Partner ein steuerfreier Zahlungsempfänger ist. Ein Zahlungsempfänger, der den W-9 nicht übermittelt, geht davon aus, dass er eine ausländische Person ist, die Quellensteuern zahlen muss.

Aktualisierung der Informationen und Geldstrafen

Die IRS verlangt von den Zahlungsempfängern, die entsprechenden Unternehmen über Änderungen zu informieren, um den Status als befreit zu betrachten. Ein Zahlungsempfänger, der sich dafür entscheidet, von einer C-Corporation zu einer S-Corporation zu wechseln, und der meldepflichtige Einkünfte erzielt, muss den Unternehmen möglicherweise aktualisierte Informationen zur Verfügung stellen, wenn sich sein Steuerbefreiungsstatus ändert oder wenn sich die TIN oder der Name eines Kontos ändert. Der IRS bewertet Strafen für das Versäumnis eines Zahlungsempfängers, einem Anforderer eine korrekte TIN zu erteilen. Zu den Strafen zählen 50 US-Dollar für jeden mutwilligen Misserfolg, eine zivilrechtliche Sanktion in Höhe von 500 US-Dollar für die Bereitstellung falscher Informationen, die sich auf den Sicherungsvorbehalt auswirken, sowie eine strafrechtliche Sanktion, die Geldbußen und Inhaftierung wegen vorsätzlicher Fälschung von Informationen beinhalten kann.

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