Was sind die drei Funktionen, die bei der Planung eines Geschäftstreffens zu berücksichtigen sind?

Geschäftskollegen haben heute keine Entschuldigung dafür, nicht miteinander zu kommunizieren. Mit E-Mail und Smartphones hatten Mitarbeiter noch nie Zugriff auf so viele Kommunikationstools. Selbst bei all diesen Technologiewerkzeugen kann es vorkommen, dass nur ein persönliches Treffen von Nutzen ist. Ein solches Geschäftstreffen kann drei wesentliche Funktionen erfüllen.

Informationen kommunizieren

Eine der Hauptfunktionen eines Geschäftstreffens ist das Kommunizieren von Informationen und das Einbeziehen der Teilnehmer mit dem Thema des Meetings. Besprechungsteilnehmer stellen Statusberichte und allgemeine Ankündigungen bereit, während andere während der Besprechung Eingaben und Feedback zu den präsentierten Informationen liefern. Bei der Planung eines Geschäftstreffens sollte die Tagesordnung ausreichend Zeit für die Teilnehmer enthalten, um Informationen zu erhalten und darauf zu antworten. Ein Präsentator kann die Fragen der Teilnehmer spontan beantworten oder am Ende der Präsentation eine formelle Frage-und-Antwort-Sitzung festlegen.

Nächste Schritte planen

Während eines Geschäftstreffens erstellen die Teilnehmer Pläne, um die Ziele zu erreichen. Die Ziele können einfach sein, z. B. das Transportieren zu einer Veranstaltung, oder komplex, z. B. das Erstellen eines Projektplans. Abhängig von der Reife des Projekts kann eine Planungssitzung Brainstorming-Ideen oder die Zuweisung bestimmter Aufgaben mit Budgets und Terminen für bestimmte Personen umfassen. Bei der Planung für diesen Teil eines Meetings müssen Sitzgelegenheiten vorgesehen werden, die die Zusammenarbeit fördern, sowie Werkzeuge zur Aufzeichnung und Dokumentation des Planungsprozesses.

Entscheidungen treffen

Die Entscheidungsfindung findet praktisch bei jedem Geschäftstreffen statt, auch wenn die Gruppe nur die Entscheidung trifft, dass sie nicht bereit ist, eine Entscheidung zu treffen. Durch das Abwägen verschiedener Alternativen und die Zustimmung zu einer gewünschten Vorgehensweise kann sich das Unternehmen seinen Zielen nähern. Zu den Planungsaufgaben für Besprechungen, die die Entscheidungsfindung ermöglichen, gehören die Sicherstellung, dass Personen, die befugt sind, Entscheidungen zu treffen, sich auf der Besprechung befinden und sicherstellen, dass sie über ausreichende Informationen verfügen, um sich zu einer Entscheidung zu verpflichten.

Eine Agenda festlegen

Die Vorbereitung einer Agenda ist ein zentrales Anliegen für ein Geschäftstreffen. Eine frühzeitige Verteilung der Agenda hilft den Teilnehmern dabei, sich vorzubereiten und stellt sicher, dass niemand zur Stelle ist, wenn er keine Informationen zur Hand hat. Während des Meetings können die Teilnehmer den Ablauf auf der Tagesordnung verfolgen und nachverfolgen, ob sie gemäß dem Zeitplan ablaufen. Wenn Sie alle wissen lassen, was Sie im Voraus erwartet, wird das Meeting übersichtlicher und effizienter.

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