Tipps zum Schreiben von Briefen an Unternehmen

Ihr Chef hat Ihnen die Aufgabe übertragen, einen formellen Brief an ein anderes Unternehmen zu schreiben, aber Sie haben stundenlang auf den Computerbildschirm gestarrt und sich gefragt, wo Sie anfangen und was Sie schreiben sollen. Machen Sie sich keine Sorgen - der Schreibblock für Geschäftsbriefe ist üblich, vor allem, wenn Sie zum ersten Mal selbst die Korrespondenz verfassen. Denken Sie beim Schreiben von Geschäftsbriefen daran, dass es drei Schlüsselkomponenten gibt, die Ihren Brief erfolgreich machen: korrektes Format, effektiven Inhalt und gute Etikette.

Format

Geschäftsbriefe haben laut dem Schreibzentrum der University of Wisconsin eine formale Struktur. Dem Standardformat zu folgen ist wichtig, da es für den Empfänger einfacher ist, darin zu navigieren. Wenn der Empfänger beispielsweise das Datum sehen möchte, an dem der Brief geschrieben wurde, weiß er, dass er sich oben rechts auf der Seite befindet. Wenn Sie einem standardisierten Format folgen, können Sie Ihren Leser davon abhalten, den gesamten Buchstaben zu durchsuchen, um zu finden, wonach er sucht.

Ein Standardbriefformat beginnt mit dem Datum in der rechten oberen Ecke, gefolgt von Namen und Postanschrift der Person, für die der Brief bestimmt ist. Der Hauptteil des Briefes beginnt mit einer Anrede und befindet sich im mittleren Bereich der Seite. Der Briefkörper kann in mehrere Absätze unterteilt sein. Am Ende der Seite befindet sich Ihre Bestätigung mit Unterschrift und Ihr gedruckter Name.

Inhalt

Der Inhalt Ihres Briefes wird den Lesern am meisten Aufmerksamkeit schenken. Wenn der Inhalt stark ist, ist er effektiv und ruft die Antwort hervor, die Sie suchen. Sie werden die Aufmerksamkeit Ihres Lesers von Anfang an ergreifen wollen. Es ist wichtig, kurz und prägnant zu sein, damit der Leser Ihre Absicht versteht.

Machen Sie den Inhalt des Briefes ansprechend und abrufbar. Je mehr Sie den Inhalt des Briefes an den Empfänger anpassen können, desto besser. Wenn der Leser das Gefühl hat, sich auf das Lesen beziehen zu können, kann dies die Effektivität des Materials steigern.

Etikette

Sie sollten beim Erstellen von Briefen an Unternehmen die Richtlinien für die Etikette beachten. Zum Beispiel ist es nicht angemessen, dass Ihre Anrede beiläufig und freundlich ist, wie Sie mit einem Ihrer Freunde sprechen können. Selbst wenn Sie die Person kennen, an die Sie den Brief schreiben, da dies ein Geschäftsdokument ist und irgendwo in einer Datei landen kann, möchten Sie immer professionell und formal klingen.

Das Üben einer guten Etikette hat auch mit der Mechanik Ihres Briefes zu tun. Beispielsweise gibt es geeignete Zeiten, um Wörter kursiv zu setzen, um Betonung zu erzeugen. Es wird jedoch nie empfohlen, Wörter in Großbuchstaben einzugeben, da dies als Schreien ausgelegt werden kann.

Es ist auch wichtig, auf den Ton Ihres Briefes zu achten. Laut einem Artikel vom März 2007 über die International Association of Business Communicators - eine globale Organisation, die Menschen in der Geschäftskommunikation nützliche Ressourcen zur Verfügung stellt - kann der Leser den Ton eines Schreibers wahrnehmen, so dass Sie niemals klatschig und klatschig wirken oder herrisch in Ihren Geschäftsbriefen. Wenn Sie Ihre Briefe vor dem Versenden noch einmal lesen, können Sie möglicherweise unpassende Töne erkennen, die möglicherweise aus Versehen entstanden sind.

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