Tipps zu Geschäftstreffen

Ineffiziente geschäftliche Besprechungen verschwenden Zeit und können sogar zu mehr Kommunikationsproblemen führen, als sie lösen. Halten Sie Ihre Meetings kurz und auf den Punkt und verwenden Sie eine Agenda, um alle auf dem Laufenden zu halten. Bevor Sie ein Meeting einberufen, haben Sie ein klares Verständnis für Ihr Ziel, ob es darum geht, Meinungen zu einem möglichen Projekt einzuholen oder Informationen gleichzeitig an das gesamte Unternehmen zu verbreiten.

Vermeiden Sie unnötige Meetings

Stellen Sie sicher, dass es keinen einfacheren Weg gibt, um das zu bekommen, was Sie brauchen. Wenn Sie ein Meeting abhalten, um Meinungen einzuholen, ist es möglicherweise effizienter, eine unternehmensweite Umfrage per E-Mail zu versenden. Versuchen Sie, Besprechungen nur zu planen, wenn zur Lösung eines Problems ein Gruppenaufwand erforderlich ist. Berücksichtigen Sie auch Ihre Anwesenheitsliste und beschränken Sie das Meeting auf diejenigen Personen, deren Beitrag zum Erreichen des gewünschten Ziels von entscheidender Bedeutung ist.

Einen schriftlichen Plan haben

Schreiben Sie vor dem Meeting genau auf, was Sie erreichen möchten, wenn Sie alle zusammenrufen. Unterteilen Sie das Hauptziel in jeden Gegenstand, der bearbeitet werden muss, unabhängig davon, ob es sich um einen Finanzbericht einer anderen Abteilung handelt oder um eine Entscheidung für ein neues Bürogerät. Legen Sie eine angemessene Frist für die Besprechung fest und ordnen Sie diese Zeit jeder Aufgabe auf Ihrer Tagesordnung zu. Auf diese Weise können Sie das Meeting auf Schritt und Tritt halten und gleichzeitig die Teilnehmer darüber informieren, wie lange sie noch Fragen oder Bedenken haben werden. Senden Sie die schriftliche Agenda vorab an jeden Meeting-Teilnehmer, damit er bereit ist, jede Frage zu besprechen.

Durchführung der Besprechung

Halten Sie sich so weit wie möglich an Ihren schriftlichen Zeitplan und weisen Sie die Leute zurück auf die Tagesordnung, wenn die Diskussion vom Kurs abweicht. Visuelle Hilfsmittel behalten den Fokus auf einem bestimmten Ziel und können verwendet werden, um das Tempo des Meetings festzulegen. Verwenden Sie Ihre Agenda, um die Zeit zu begrenzen, die bei der Diskussion von Angelegenheiten von untergeordneter Bedeutung verschwendet wird. Schließen Sie die Diskussion am Ende Ihres vorgesehenen Zeitraums und fordern Sie bei Bedarf eine sofortige Abstimmung an. Ungelöste Probleme, die von größerer Bedeutung sind, sollten vorläufig eingereicht werden, und ein anderes Treffen sollte verschoben werden, um das Problem ausführlicher zu erörtern. Lassen Sie Ihre Besprechung nicht länger laufen, da eine neue Ausgabe zu einer unerwarteten stundenlangen Diskussion wurde. Fassen Sie am Ende des Geschäftstreffens alle Nachverfolgungsgegenstände zusammen und legen Sie fest, wer für jeden von ihnen verantwortlich ist. Legen Sie für jeden Artikel eine Frist fest und erstellen Sie so bald wie möglich nach dem Meeting eine schriftliche Zusammenfassung, um alle Personen zur Rechenschaft zu ziehen.

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