Für einen Unternehmer ist es oft am einfachsten, Mitarbeiter für die Ausgabe persönlicher Gelder für Geschäftsausgaben zu entschädigen, indem sie einfach die Erstattungsbeträge zu den Gehaltsschecks hinzufügen. Diese Vorgehensweise reduziert die Anzahl der insgesamt durchgeführten Prüfungen, wodurch Zeit und Geld gespart werden. Zu den erstattungsfähigen Ausgaben der Mitarbeiter zählen Ausgaben, die bei der Besorgung von persönlichen Fahrzeugen aufgrund der tatsächlichen Kosten oder der üblichen Kilometermethode der Entschädigung entstanden sind, oder wenn ein Unternehmen mit persönlichen Mitteln kauft.
Rechenschaftspflichtige und nicht kalkulierbare Pläne
Nach Angaben des IRS lassen sich die Erstattungen von Mitarbeitern in zwei Kategorien einteilen. Steuerpflichtige Erstattungen umfassen Einkäufe, für die Mitarbeiter Unterlagen vorlegen und nicht ausgegebenes Geld zurückgeben müssen. Nicht erstattungsfähige Rückerstattungen beinhalten Beförderungszulagen, die unabhängig davon, wie viel der Mitarbeiter für den Pendelverkehr kostet, gleich bleiben. Erstattungen für anrechenbare Ausgaben gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen, obwohl nicht erstattungsfähige Ausgabenerstattungen der Steuer unterliegen.
Einkommenssteuer
Die Mitarbeiter sind nicht zur Zahlung von Einkommenssteuer auf Beträge verpflichtet, die sie im Rahmen ihres Gehaltsschecks als Steuerpflicht für die Erstattung von persönlichen Geldern für Geschäftsausgaben erhalten. Diese Beträge stellen keine tatsächlichen Einnahmen dar, da sie lediglich die Beträge ersetzen, die der Angestellte bereits hatte, anstatt ihm etwas Neues zu zahlen. Die Einkommenssteuer fällt auf das Geld an, das ein Angestellter als Gegenleistung für seine Arbeit verdient. Die Erstattung von Ausgaben stellt eine andere Art von Ausgaben dar, selbst wenn sie mit demselben Gehaltsscheck bezahlt werden.
Lohnsteuer
Die Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Lohnsteuer auf Zahlungen an Arbeitnehmer zu zahlen, die eine rechenschaftspflichtige Erstattung von persönlichen Ausgaben erhalten, unabhängig davon, wie das Unternehmen diese Erstattungen vornimmt. Die Lohnsteuern der Unternehmen umfassen Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherung und Medicare sowie die staatliche Arbeitslosenversicherung und die Industrieversicherungssteuer. Die Unternehmen zahlen diese Steuern nicht auf Erstattungsbeträge, da die Erstattungszahlungen keine Entschädigung für die Arbeit sind, sondern die Rückzahlung finanzieller Verpflichtungen.
Gewinn-und Verlust
Ein Unternehmen kann Erstattungsbeträge, die an Mitarbeiter gezahlt werden, bei der Berechnung des zu versteuernden Gewinns oder Verlusts abschreiben, unabhängig davon, ob diese Erstattungen als rechenschaftspflichtig oder nicht rechenschaftspflichtig behandelt werden. Der Geschäftsgewinn oder -verlust ist der Betrag, der nach Abzug der betrieblichen Aufwendungen von den eingehenden Erträgen übrig bleibt. Bei diesem Nettoeinkommen handelt es sich um den Betrag, zu dem das Unternehmen der Einkommensteuer unterliegt. Wenn ein Unternehmen einem Mitarbeiter eine Ausgabe erstattet, stellt diese Erstattung einen Geschäftsaufwand dar und wird in eine abzugsfähige Betriebskostenkategorie wie etwa Automobilausgaben einbezogen. Obwohl es sich nicht um einen Personalaufwand handelt, handelt es sich dennoch um einen abzugsfähigen Aufwand.
Buchhaltung
Um zu vermeiden, dass auf die Erstattungen der Mitarbeiter keine unnötigen Steuern gezahlt werden, müssen detaillierte und genaue Aufzeichnungen geführt werden, um zu ermitteln, wie viel Ihr Unternehmen für die verschiedenen Ausgaben ausgibt. Neben der Trennung dieser Beträge von Ihren Gehaltsabrechnungen ist es wichtig, die Höhe der Beträge, die Sie für die Erstattung von Erstattungen an die Mitarbeiter aufgewendet haben, in einer laufenden Liste zu halten und diese Ausgaben in Kategorien wie Vorräte oder Ausgaben für Automobile einzuteilen, um zu verstehen, auf welche Weise dies geschieht Ihr Unternehmen weist die Betriebskosten auf.
