Die Begründung der Geschäftsausgaben

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, die mit den Dokumenten und Protokollen gesammelten Geschäftskosten nachzuweisen, um die Internal Revenue Service-Standards zu erfüllen. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Ihr Unternehmen vor betrügerischen Erstattungsanträgen geschützt wird. Die IRS verlangt, dass Sie alle in Ihrem Hauptbuch erfassten Ausgaben nachweisen.

Dokumente und Protokolle

Wenn der IRS oder eine andere Organisation die Bücher Ihres Unternehmens prüft, akzeptiert der Wirtschaftsprüfer Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, stornierte Schecks und Bargeldscheine als Nachweis der Ausgaben. Sie müssen außerdem ein Geschäftsprotokoll für Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Transportkosten angeben. Ein Protokoll ist eine Liste mit Spalten, die Sie oder Ihr Mitarbeiter aufbewahren würden, wenn er die aufzuzeichnenden Ausgaben sammelt, wenn er die Ausgaben verursacht hat und warum diese Geschäftsausgaben sind. Der Mitarbeiter meldet normalerweise das Protokoll und die Dokumentation an, bevor Ihr Unternehmen ihm die Kosten erstattet. Wenn der Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet hat, werden die Kosten im Kontoauszug detailliert aufgeführt, die Kosten sollten jedoch in einem Geschäftsprotokoll dokumentiert werden.

Reiseprotokoll und Geschenkprotokoll

Wenn Sie reisen, müssen Sie die folgenden Informationen in Ihrem Reiseprotokoll aufzeichnen: Datum des Urlaubs, Datum der Rückreise, Reisetage und Reiseziel. Ihr Reiseprotokoll muss auch den Zweck der Reise sowie die geschäftlichen oder erwarteten geschäftlichen Vorteile der Reise enthalten. Erstellen Sie zu Beginn des Jahres ein Geschenkprotokoll für Ihr Unternehmen, um alle Geschenke aufzuzeichnen, die Sie im Laufe des Jahres verschenken, da das Vergessen von Geschenken leicht vergessen werden kann. Wenn Sie das Protokoll haben, können Sie daran denken, es zu verwenden. In Ihrem Geschenkprotokoll müssen Sie Spalten für Empfänger, Kosten, Datum und Beschreibung des Geschenks angeben.

Unterhaltungsprotokoll

Geschäftsbezogene Unterhaltungskosten sind steuerlich absetzbar, sofern Sie sie nachweisen können. Um diese Ausgaben nachzuweisen, müssen Sie ein Unterhaltungsprotokoll führen, das Details zum Veranstaltungsort, zu den Teilnehmern und zu den Vorteilen für Ihr Unternehmen enthält. Notieren Sie in Ihrem Protokoll die Unterhaltung, das Datum, den Typ, den Namen der Firma und die Adresse. Notieren Sie als nächstes den Namen jedes Teilnehmers, seinen Geschäftstitel und den Grund, warum er dort war. Geben Sie dann an, über welches Geschäft Sie gesprochen haben und ob die Diskussion vor, während oder nach der Unterhaltung stattgefunden hat. Beachten Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitiert oder wie Sie erwarten, dass Ihr Unternehmen von der Besprechung profitiert.

Transportprotokoll

Sie können drei verschiedene Arten von Einträgen in einem Transportprotokoll aufzeichnen. Sie erfassen einen Eintrag, wenn Sie ein Fahrzeug kaufen, das Fahrzeug verbessern oder reparieren und das Fahrzeug verwenden. Notieren Sie die Fahrzeugkosten und das Kaufdatum, um den Fahrzeugkauf zu protokollieren. Um Fahrzeugverbesserungen oder Reparaturen zu protokollieren, geben Sie eine Beschreibung der Verbesserung oder Reparatur und des Datums an, an dem Sie dafür bezahlt haben. Notieren Sie zur Erfassung der Fahrzeugnutzung das Datum, an dem Sie das Fahrzeug genutzt haben, die Anzahl der gefahrenen Kilometer, Ihr Ziel und den Geschäftszweck der Reise. Erfassen Sie zum Jahresende die gesamten geschäftlichen Meilen.

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