Schritte im Abrechnungszyklus

Ein Unternehmen muss über einen Personalabrechnungsprozess verfügen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig pünktlich bezahlt werden. Während die genauen Abrechnungsverfahren von Unternehmen zu Unternehmen variieren, deckt der grundlegende Abrechnungszyklus die Aufgaben ab, die die meisten Unternehmen zur Verarbeitung ihrer Abrechnungen durchführen müssen. Der Umfang und die Häufigkeit der Personalabrechnung hängen von vielen Faktoren ab, darunter der Unternehmensgröße und dem Zahlungszyklus.

Aktualisierung von Informationen

Der Abrechnungsadministrator muss vor der Abrechnung neue Mitarbeiterdaten hinzufügen oder vorhandene Daten überarbeiten. Der Administrator muss beispielsweise ein Mitarbeiterprofil für eine neue Einstellung erstellen. Das Profil enthält ihre persönlichen Informationen, z. B. ihre Sozialversicherungsnummer und Zahlungsdetails, ihre Steuerinformationen und Vorsteuerabzüge, z. B. Krankenversicherungsprämien. Wenn bei einem vorhandenen Mitarbeiter Informationen geändert wurden, z. B. ein neuer Gehaltssatz, muss der Administrator diese Änderungen vornehmen, bevor die Abrechnung ausgeführt wird.

Zeitberechnung

Der Administrator muss die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu Zahlungszwecken anhand der Zeitmeßmethode des Unternehmens berechnen. Wenn die Zeitmessung manuell ist, muss der Administrator die Stunden selbst zusammenrechnen. Wenn das Unternehmen eine automatisierte Zeitnahme verwendet, wie z. B. eine elektronische Zeitkarte, muss die für die Genehmigung der Stunden verantwortliche Person in der Regel nur bestätigen, dass die angezeigte Zeit für die Personalabrechnung korrekt ist, und Fehler vor der endgültigen Genehmigung beheben.

Nutzen- und Abzugsantrag

Für ein elektronisches Lohnabrechnungssystem sind in der Regel Vorleistungen vor Steuern anwendbar, wie z. B. Zahnprämien, Bundes- und Gemeindesteuern und Lohnsätze, die bereits eingegeben wurden. Sobald die verantwortliche Person die Stunden des Mitarbeiters überprüft hat, berechnet das Abrechnungssystem ihren Nettolohn anhand der eingegebenen Zahlen. Der Abrechnungsadministrator muss diese Berechnungen selbst ermitteln, wenn das Abrechnungssystem manuell ist, und zwar anhand von Informationen aus der Mitarbeiterdatei oder den Abrechnungssätzen des Unternehmens.

Bestätigung der Zahlungsabwicklung

Der Administrator überprüft den Betrag für die direkte Einzahlung oder den Gehaltsscheck, um zu bestätigen, dass alle Informationen korrekt sind, sobald die Abrechnung eingestellt ist. Er bestätigt die Beträge ein zweites Mal, nachdem er die direkte Einzahlung gesendet oder die Mitarbeiterschecks gedruckt hat. Der Administrator kann normalerweise Berichte ausdrucken oder anzeigen, wenn die Abrechnung automatisiert ist. Eine Person, die eine manuelle Gehaltsabrechnung durchführt, muss dies mit einer anwendbaren Methode überprüfen, beispielsweise durch direkte Bestätigung der Überweisung direkter Einlagen bei der Bank des Unternehmens.

Buchhaltung

Der Verwalter muss andere Angelegenheiten der Personalabrechnung, z. B. die Hinterlegung der einbehaltenen Steuern, an den richtigen Ort richten, nachdem die Mitarbeiter ihre Vergütung erhalten haben. Was als nächstes passiert, hängt von den Gehaltsabrechnungen des Unternehmens ab. Zum Beispiel kann ein Unternehmen Gehaltsabrechnungen senden und Steuern an einen Dritten einreichen, den er zur Abwicklung von Steuereinlagen und -zahlungen eingestellt hat.

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