Vor nicht allzu langer Zeit gab es - auch nachdem E-Mails üblich waren - Briefe auf Papier, in denen er sich für eine gute Arbeit bedankte, oder sie schreiben eine kurze Notiz auf eine Dankeskarte. Dank der Verbreitung von Smartphones und Laptops werden die meisten Dankesschreiben heute als E-Mail gesendet. Zu wissen, wann Sie auf eine schnelle Nachricht reagieren sollten und wie Sie Ihre Antwort formulieren sollten, ist in einem Zeitalter, in dem sich die Etikette fast so schnell verändert wie die Technologie, von entscheidender Bedeutung.
Wann soll ich antworten ... und wann nicht?
Es gibt nicht wirklich eine Regel, nach der Sie auf eine Dankes-E-Mail antworten müssen. Wenn Sie jedoch eine Geschäftsbeziehung unterhalten oder Ihre Kunden zufrieden stellen möchten, ist es oft eine gute Idee, die E-Mail zu bestätigen.
Wenn Ihnen ein Verkäufer eine E-Mail sendet, in der er Ihnen dankbar ist, dass Sie mit ihm am Telefon gesprochen haben, und Sie keine Produkte seines Unternehmens benötigen, kann die Antwort auf ihn eine unendliche Reihe von Mitteilungen öffnen, die Sie nicht erhalten möchten. In diesem Fall ist es durchaus akzeptabel, die E-Mail zu löschen.
Auf der anderen Seite sollten Sie wahrscheinlich antworten, wenn Ihnen ein Kunde eine E-Mail sendet, in der er sich für Ihren außergewöhnlichen Service bedankt. Wenn die E-Mail Fragen enthält, die eine Antwort erfordern, sollten Sie wahrscheinlich ebenfalls antworten.
Spiegeln Ihrer Antwort
Wie bei den meisten E-Mail-Antworten ist die Spiegelung eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Antwort bei der anderen Person gut ankommt. Unabhängig davon, ob die Dankes-E-Mail Ihren vollständigen Namen und einen formalen Schreibstil verwendet oder ein einfacher Satz ohne Satzzeichen oder Großschreibung ist, können Sie in der Regel in Form von Sachleistungen antworten.
Antworten auf Kunden-E-Mails
Wenn sich ein Kunde die Zeit nimmt, um Ihnen eine Dankes-E-Mail zu schreiben, sollten Sie immer antworten, auch wenn Sie lediglich bestätigen, dass Sie diese erhalten haben. Aus zufriedenen Kunden werden nicht nur Stammkunden, sondern es wird auch wahrscheinlicher, dass sie ihre Freunde und Kollegen an Sie weiterleiten.
Eine Möglichkeit zu zeigen, dass Sie gutes Feedback schätzen, ist die Frage, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse als Testimonial verwenden möchten, um an Ihrer Wand zu drucken oder auf Ihrer Website zu platzieren.
Beispiel:
Sehr geehrte Frau Frazier,
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir zu schreiben. Ich freue mich immer, von einem zufriedenen Kunden zu hören! Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn wir Sie auf der Zeugnisseite unserer Website zitieren würden?
Antwort auf Bewerber
Die Bewerber von heute haben fast immer ein Dankeschön, unabhängig davon, wie gut oder wie schlecht das Vorstellungsgespräch lief. Nicht auf die E-Mail eines Bewerbers zu antworten, ist selten eine gute Antwort, da es eine gute Chance gibt, dass er Sie erneut kontaktiert.
Wenn Sie nicht bereits entschieden haben, dem Bewerber die Stelle zu erteilen, sollte Ihre Antwort nicht darauf hindeuten, dass der Bewerber die Stelle erhält. Wenn Sie nicht entschieden sind, sollte die Antwort natürlich auch nicht ihre Hoffnungen wecken. Behalten Sie einen professionellen Ton bei und teilen Sie dem Bewerber mit, was er als nächsten Schritt erwarten sollte.
Beispiel:
Es war ein Vergnügen, Sie kennenzulernen. In den nächsten Tagen werden wir ein paar weitere Kandidaten interviewen. Wenn wir uns für ein zweites Interview entscheiden, werde ich Sie vor Ende der Woche kontaktieren.
Wenn Sie sicher sind, dass der Kandidat für Ihre Organisation nicht geeignet ist, können Sie direkter sein.
Beispiel:
Es war ein Vergnügen, Sie kennenzulernen. Leider bezweifle ich, dass wir zu diesem Zeitpunkt ein Interview führen werden. Wir behalten jedoch Ihren Lebenslauf bei, falls wir eine andere Öffnung haben. Ich wünsche Ihnen alles Gute bei Ihrer Jobsuche.
Beachten Sie, dass sich der Autor in beiden Beispielen von der Firma trennt, als wollte er sagen: "Auch wenn ich persönlich gern mit Ihnen gesprochen habe, wird die Firma jemanden anderen einstellen." Dies kann dazu beitragen, den Stich der Ablehnung zu reduzieren, indem es nicht persönlich wird.
