Reduzieren der Audit-Zykluszeit

Wenn Ihre Vorgesetzten sich darüber beschweren, dass Ihre internen Audit-Projekte zu lange dauern, ist es an der Zeit, zu prüfen, was Ihren Audit-Zyklus möglicherweise verlängert und wie Sie den Zeitaufwand für das Audit reduzieren können. Während Auditoren genügend Zeit benötigen, um ein Auditprojekt zu planen, durchzuführen und genau zu dokumentieren, wünscht das Management schnelle Ergebnisse und zeitnahe Informationen, auf die es sofort reagieren kann.

Notwendigkeit für Geschwindigkeit

Interne Auditprozesse haben sich seit Jahrzehnten nicht wesentlich verändert. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Geschäftsrisiken eskalieren können, möchten das Management und andere Interessengruppen nicht länger drei bis sechs Monate auf die Prüfungsergebnisse warten. Audits, die zu lange dauern, können zu Ergebnissen führen, die zu spät kommen, um für das Management von Nutzen zu sein, bereits durchgeführte Revisionen von Geschäftsplänen zu erzwingen oder kürzlich entdeckte strategische Geschäftsrisiken nicht anzugehen. Zu lange Prüfzyklen beeinträchtigen auch die Zufriedenheit der Stakeholder.

Schnittzeit

Die Reduzierung der Prüfzykluszeiten beginnt mit der Planung des Projekts. Audit-Mitarbeiter müssen den Umfang des Projekts im Rahmen der Vernunft halten und Audit-Ziele vermeiden, die zu weit gefasst oder zu zahlreich sind. Dies bedeutet, gemeinsam mit dem Management die Ziele des Projekts zu verfeinern und den Zeitrahmen festzulegen. Prüfmanager müssen auch die Geschäftsrisiken in den geprüften Bereichen umfassend bewerten und sicherstellen, dass die Fähigkeiten des Prüfpersonals mit den in der Prüfung behandelten Risiken übereinstimmen.

Informationstechnologie

Im Außendienst sollten Prüfpersonal effiziente Verfahren wie Data Mining einsetzen, um die Eingaben zu beschleunigen. Sie sollten auch elektronische Informationstechnologie und Tools für die Zusammenarbeit in ihren Arbeitspapieren umfassend einsetzen. Zeitsparende, arbeitssteigernde elektronische Technologie kann den Prüfprozess und die Entwicklung des Abschlussberichts erheblich beschleunigen.

Bei der Erstellung von Berichten müssen die Audit-Mitarbeiter die Bearbeitungsprozesse und Qualitätskontrollen rationalisieren und die Stakeholder über den Audit-Fortschritt auf dem Laufenden halten. In der Regel stellen Prüfungsmitarbeiter dem Management und den wichtigsten Stakeholdern vorläufige Prüfergebnisse zur Verfügung, sobald diese bekannt werden. Die Wahrnehmung des Managements und der Stakeholder über die Prüfzykluszeiten wird jedoch in der Regel von der Erstellung des Abschlussprüfberichts bestimmt.

Feedback einholen

Durch Feedback von Management und Stakeholdern können Sie Ihre Prüfprozesse kontinuierlich verbessern. Tatsächlich ist die Prüfungsabteilung nicht mehr nur der Whistleblower, der vor Risiken warnt, sondern wird zu einem internen Berater, der Empfehlungen zu bewährten Verfahren zur Minimierung des Risikos dieser Risiken geben kann. Die Verwendung von Feedback zur Verbesserung des Prüfprozesses kann zu kürzeren Prüfzyklen führen, unnötige oder kontraproduktive Schritte beseitigen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass zukünftige Prüfungen die Erwartungen der Stakeholder erfüllen.

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