Der Zweck eines Portalkassefonds

Durch die richtige Menge an Bargeld kann ein Unternehmen schnell auf die geschäftlichen Anforderungen reagieren, wenn diese entstehen. Mit angemessenen Kontrollen ist ein Kassenfonds ein wertvolles Instrument, das das Geschäft am Laufen hält, ohne die umständliche Aufgabe, jedes Mal einen Scheck zu schreiben, wenn kleine Geldbeträge erforderlich sind.

Kleingeldtransaktionen

Für den täglichen Betrieb sind in Unternehmen jeder Größe häufig Einkäufe von geringem Wert erforderlich. Der schnelle Bedarf an Verbrauchsmaterial, Briefmarken, Erfrischungsgetränken, Zustellungsgebühren oder anderen geringfügigen Kostenpositionen kann dadurch gewährleistet werden, dass ein kleiner Betrag an Bargeld, so genannter Kassenbestand, gehalten wird. Mit einem kleinen Kassenfonds kann ein Unternehmen zweckmäßig arbeiten, anstatt dass Mitarbeiter jedes Mal auf eine Scheckzahlung oder Rückerstattung warten, wenn kleine Geldbeträge erforderlich sind.

In einem kleinen Unternehmen kann der Geschäftsinhaber die Angestellten bei kleinen Bargeldtransaktionen einfach buchstäblich aus seiner eigenen Tasche zurückerstatten. Diese informelle Situation kann jedoch dazu führen, dass die Buchhaltung schlapp wird und Schwierigkeiten auftreten, wenn der Geschäftsinhaber nicht in der Nähe ist hat eines Tages kein Bargeld. Ein formales Kassakassensystem kann auch mit dem Unternehmen wachsen und skaliert werden, wenn das Unternehmen Büros und Mitarbeiter hinzufügt.

Einrichtung eines Petty Cash Fund

Die meisten Portokasse werden durch Schätzung des Geldbetrags gebildet, der in einem bestimmten Monat für Gegenstände mit geringem Wert ausgegeben wird. Die Finanzierung kann je nach Größe oder Art des Unternehmens zwischen 50 und 500 US-Dollar liegen . Der Fonds sollte mit einem kleinen Geldbetrag beginnen. Sie kann erhöht werden, wenn die Geschäftspraktiken vorschreiben, dass ein höherer Bargeldbestand erforderlich ist.

Der Buchführungsjournaleintrag zur Finanzierung des Kontos ist eine Belastung für Petty Cash und eine Gutschrift für Cash für den gesamten Startwert.

Kontrolle der Bürokasse

Unabhängig von der Höhe sollten stets strenge und ordnungsgemäße Kontrollen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass ein Kassenmittelfonds sicher ist und ordnungsgemäß verwendet wird. Eine Person sollte als kleine Bargeldverwahrer eingesetzt werden . Das Bargeld sollte in einem verschlossenen Kasten gesichert werden, auf den nur die kleine Depotbank oder ein zugewiesenes Backup zugreifen kann. Wahrscheinlich möchten Sie klare Regeln haben, wann Geld ausgegeben werden kann, um Missverständnisse mit Mitarbeitern zu vermeiden, die nicht erstattete Ausgaben in Anspruch nehmen.

Alle Auszahlungen sollten mit einem kleinen Kassenbeleg dokumentiert werden, der das Datum der Transaktion, den Betrag, den Namen der Person, die das Bargeld erhält, die Unterschrift der die Kosten genehmigenden Person, den Namen des Verkäufers oder die Beschreibung der Ausgabe sowie das zu bezeichnende Ausgabenkonto enthält für den Artikel berechnet. Erstellen Sie ein Muster-Memo für Bargeld, damit die Benutzer die richtigen Informationen für jede Bargeldtransaktion aufzeichnen.

In einigen Fällen möchten Sie möglichst vermeiden, Bargeld für Transaktionen zu verwenden. Wenn Ihr Unternehmen Unternehmenskreditkarten an Mitarbeiter ausstellt, werden Sie möglicherweise aufgefordert, diese anstelle von Bargeld zu verwenden, um die Buchhaltung zu vereinfachen, die vom Kreditkartenunternehmen gebotenen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und das Risiko des Verschwindens von Bargeld zu verringern.

Nachschub und Buchhaltung

Am Ende eines jeden Monats erstellt der kleine Kassenverwahrer Journaleinträge für die ausgezahlten Beträge und bringt den Kassenfonds auf den Startwert zurück. Für jede Auszahlung ist ein Journaleintrag erforderlich, der Petty Cash gutschreibt und das auf dem Kassenbeleg angegebene Aufwandskonto belastet.

Um das Konto wieder aufzufüllen, addiert die Depotbank den Gesamtwert der ausbezahlten Beträge und zieht diesen Betrag vom Geldkonto ab, um das Bargeld auf den ursprünglichen Fondswert zurückzubringen. Der Journaleintrag für den Nachschubbetrag ist eine Belastung von Petty Cash und eine Gutschrift für Cash.

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