Richtige Etikette für Geschäfts-E-Mails

In der heutigen Geschäftswelt ist E-Mail allgegenwärtig. Fragen, Diskussionen, Berichte, Notfälle, Briefings und mehr werden in kürzester Zeit per E-Mail übermittelt. Während sich E-Mail in den 90er-Jahren fest in die Arbeitskultur und den Betrieb verankert hat, hat das Aufkommen von PDAs E-Mails vom Computer befreit und eine ganze Reihe neuer, kurzer E-Mails von unterwegs und zu Hause geschaffen. Nur weil E-Mails von physischen Dingen befreit wurden, bedeutet dies nicht, dass sie von der richtigen Etikette, dem Respekt und dem gesunden Menschenverstand befreit wurden. Um E-Mails wirksam zu machen, sollten Sie überlegen, bevor Sie auf "Senden" klicken.

Betreffzeilen

Betreffzeilen spielen eine wichtige Rolle bei der Priorisierung, Organisation und Sortierung von E-Mails. Das bedeutet immer eine klare Betreffzeile. Ihre Betreffzeile sollte auch präzise, ​​spezifisch und veränderlich sein. Wenn Sie zum Beispiel "Issue" schreiben, ist dies wichtig, aber es ist vage. Ihr Empfänger befasst sich täglich mit vielen Problemen. "Computer Server Issue" hilft Ihrem Empfänger dabei, ein besseres Bild zu erhalten und Ihre E-Mails zu verfolgen.

Sie sollten auch darauf achten, dass die gleiche Betreffzeile zu lange verwendet wird. Im Verlauf der E-Mail-Diskussion entstehen manchmal neue Themen und Themen. Wenn Sie weiterhin dieselbe Betreffzeile verwenden, ist es schwierig, E-Mails später zu verfolgen. Dies kann für Empfänger verwirrend sein, wenn Inhalt und Betreffzeile nicht mehr übereinstimmen.

Kürze

E-Mail ist nicht das richtige Medium für einen längeren Bericht. Lange, ungebrochene Textblöcke sind entmutigend und für den Leser schwer zu durchschauen. E-Mails sollten kurz, klar und auf den Punkt gebracht werden. Bullet-Point-Listen sind in der Tat eine großartige Möglichkeit, den Lesern Ihre Punkte leichter zu zeigen und zu verstehen.

Wenn Ihre Angelegenheit erhebliche Komplikationen hat oder wenn Ihre Empfänger erweiterte Informationen überprüfen müssen, sollten Sie ein Telefonanruf, eine Telefonkonferenz oder einen Anhang in Betracht ziehen.

Proofing

Nur weil E-Mails weniger formell sind als andere schriftliche Mitteilungen, bedeutet das nicht, dass alle Regeln der Grammatik und Rechtschreibung nicht anwendbar sind. Sätze sollten stark sein, ohne Fremdworte und grammatikalisch korrekt. Vermeiden Sie, wenn möglich, die Passivzeit, da dies zu Verwirrung darüber führen kann, wer was getan hat. Führen Sie vor dem Senden eine Rechtschreibprüfung durch - selbst PDAs haben es.

Ton

In Person kommunizieren die Menschen viel von ihrer Absicht und ihrem Gedankengang durch den Tonfall und den nonverbalen Ausdruck. In der E-Mail fehlt das alles. Nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, wie Ihr Leser Ihre Nachricht interpretiert. Was Sie damit meinen und was jemand erhält, kann variieren. Daher müssen Sie über unklare Phrasen, unvollständige Gedanken und darüber nachdenken, wie der Leser über ein Problem denkt oder fühlt.

Durch das Hinzufügen von Feinheiten kann eine effektive Kommunikation erleichtert werden. Wenn Sie informell oder faul sind und den Empfänger nicht richtig ansprechen, können Sie kalt oder respektlos erscheinen. "Hallo Jane", "Guten Morgen, Jane" oder "Happy Friday!" kann dazu beitragen, Ihren E-Mail-Ton abzuschwächen. In ähnlicher Weise können Satzübergänge und eine durchdachte Phraseologie die Berichterstattung oder Behandlung von Sachverhalten in Diskussionen und Zusammenarbeit umwandeln, die im Allgemeinen besser angenommen werden.

Einschränkungen

E-Mail hat einen Umfang und Grenzen. Behandeln Sie keine komplizierten und emotional aufgeladenen Probleme in E-Mails. Rufen Sie ein Meeting an, greifen Sie zum Telefon oder vereinbaren Sie eine Videokonferenz. E-Mail verrät auch Vertraulichkeit. Vermeiden Sie dies wann immer möglich bei sensiblen Personal- und Finanzfragen, da E-Mails nicht sicher sind und leicht weitergeleitet und kopiert werden können. Leiten Sie keine E-Mails ohne Zustimmung des Absenders oder Ihres Vorgesetzten weiter.

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