Projektplan zur Durchsetzung von Desktop-Standards

Wenn Ihr kleines Unternehmen Computer ansammelt, stellen Sie möglicherweise fest, dass verschiedene Mitarbeiter Systeme verwenden, die nicht zu den Computern anderer Unternehmen passen. Einige Ihrer Mitarbeiter können sogar aufgrund von Inkompatibilität mit der Software Schwierigkeiten haben, miteinander zu kommunizieren. Erstellen Sie für ein reibungsloses Funktionieren Ihrer IT-Systeme ein Projekt, das Desktop-Standards implementiert und sicherstellt, dass Sie in Ihrem Unternehmen über die gleichen Softwareprogramme für Sicherheit, Produktivität und E-Mail verfügen.

Hardware- und Systemsoftware-Inventar

Die erste Priorität eines Standardisierungsprogramms besteht darin, genau zu beurteilen, wo die Dinge stehen. Machen Sie eine umfassende Liste aller Computerhardware, die Sie besitzen. Listen Sie außerdem alle Systemsoftware auf, die derzeit von den Mitarbeitern verwendet wird, sowie alle an Ihre Systeme angeschlossenen Peripheriegeräte. Geben Sie an, auf welchen Rechnern keine ordnungsgemäßen Sicherheitsfunktionen installiert sind, und notieren Sie sich den Standort von Computern, Systemsoftware oder Peripheriegeräten, die veraltet oder unzureichend sind.

Allgemeine Softwareprüfung

Sie müssen alle Anwendungssoftware kennen, die Ihr Unternehmen verwendet, um sicherzustellen, dass es lizenziert ist. Möglicherweise haben Sie keine Lizenzen für die gesamte verwendete Software erworben oder Sie haben zu viele Lizenzen erworben. Dies ist ein Hinweis darauf, dass Sie Kontrollen für IT-Käufe festlegen müssen. Stellen Sie fest, ob Mitarbeiter die installierte Software verwenden sollen, oder ob Sie Ihre IT-Einkaufsabteilung anweisen müssen, solche Einkäufe abzuwickeln, um zu überprüfen, ob sie benötigt werden, und um Konsistenz zu gewährleisten. Sie müssen auch wissen, ob die gesamte Software, die Sie verwenden, erforderlich ist. Finden Sie heraus, ob Sie mehr Software gekauft haben, als Ihre Mitarbeiter verwenden. Identifizieren Sie Spiele-, Spyware-, MP3-Streaming- und Instant-Messaging-Funktionen, die die Produktivität der Mitarbeiter senken und die Netzwerkleistung beeinträchtigen.

Veröffentlichte Richtlinien und Verfahren

Sie können Mitarbeiter nicht auffordern, Richtlinien zu befolgen, wenn sie nicht wissen, was sie sind. Erstellen Sie ein Dokument, das den Mitarbeitern genau sagt, welche Systemsoftware sie ausführen sollen und welche andere Software sie auf ihren Desktops haben sollten. Fügen Sie eine Liste verbotener Programme hinzu, z. B. persönliche E-Mail-Programme. Vergewissern Sie sich, dass Sie Desktop-Konfigurationen überwachen. Geben Sie an, welche disziplinarischen Maßnahmen sich aus einer Nichteinhaltung ergeben können, und legen Sie eine Kulanzfrist fest, in der Mitarbeiter nicht autorisierte Software entfernen oder erforderliche Software installieren können. Führen Sie das Verfahren auf, mit dem Sie von der IT-Abteilung Hilfe bei der Installation und Entfernung von Software, E-Mail-Programmen und persönlichen Bildern und Dokumenten auf Festplatten erhalten

Follow-up-Inventar

Eine einzige Überprüfung Ihrer Desktop-Nutzung reicht nicht aus, um sie zu standardisieren. Führen Sie nach Ablauf der Kulanzfrist eine zweite Bestandsaufnahme durch, um sicherzustellen, dass alle Computer die Anforderungen erfüllen. Kündigen Sie an, dass Sie alle sechs Monate eine Computerprüfung durchführen.

Richtlinien der IT-Abteilung

Wenn Ihre IT-Abteilung zu viele nicht genehmigte Maßnahmen ergreift, die Sie Geld kosten, geben Sie Richtlinien für den zukünftigen Kauf von Softwarelizenzen, Hardware und Zusatzgeräten wie Druckern aus. Richten Sie ein System ein, in dem Sie Bestellungen, Rechnungen und Versandquittungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Artikel für den Computer gemäß Ihren Richtlinien gekauft werden.

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