Verfahren für eine Small-Balance-Ausbuchung

Das Sammeln der Forderungen eines Unternehmens ist eine Routineaufgabe, bis ein Konto nicht mehr bezahlt. Unternehmen schreiben kleine Salden aus, wenn die Zeit und das Geld, die für die Eintreibung des fälligen Betrags aufgewendet werden, den durch die Eintreibung des gesamten Betrags erzielten Vorteil übersteigen. Die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens für die Abschreibung von Kleinbeträgen sollten klar sein, und das Unternehmen sollte die Richtlinien und das Verfahren überprüfen und aktualisieren, damit beide weiterhin die geschäftlichen Anforderungen erfüllen.

Einstellungsrichtlinie

Die Richtlinie zum Abschreiben eines kleinen Kontostands legt fest, welche Verfahren die Sammler einhalten sollten. Die Richtlinie beschreibt den maximalen Betrag, den die Mitarbeiter abschreiben dürfen, als einen geringen Saldo, die Anstrengungen, die der Mitarbeiter zum Sammeln des Saldos unternehmen muss, und das technische Verfahren zur Dokumentation und Belastung der Abschreibung. Die Richtlinie legt auch die Berufsbezeichnungen der Mitarbeiter fest, die für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich sind, und beschreibt den Prozess für die Prüfung der Einhaltung der Richtlinien.

Identifizierung des Kontos

Der erste Schritt des Verfahrens ist das Erkennen der Kontensalden, die ein Prüfer für die Abschreibung berücksichtigt. Collectors führen eine monatliche Abfrage aus, die einen Bericht über fällige Konten mit Salden generiert, die dem Betrag entsprechen, der in der Richtlinie als geringer Kontostand definiert ist, oder darunter.

Genehmigung der Abschreibung

Ein Prüfer analysiert dann den Erfassungsverlauf jedes Kontos mit geringer Bilanz, um zu bestätigen, dass das Personal die in der Richtlinie angegebenen Anstrengungen unternommen hat, um die einzelnen Schulden einzutreiben. Wenn die Richtlinie beispielsweise verlangt, dass Mitarbeiter drei Mitteilungen verschicken und zwei Telefonanrufe an eine verantwortliche Partei tätigen, überprüft der Prüfer ein Protokoll oder eine Papierdatei, um zu überprüfen, ob der Sammler die erforderlichen Mitteilungen per Post verschickt und die erforderlichen Telefonanrufe getätigt hat. Wenn das Konto die Kriterien erfüllt, genehmigt der Prüfer die Ausbuchung und erstellt einen Anpassungsbeleg, der den Betrag der Abschreibung, das Datum, an dem der Prüfer die Ausbuchung empfohlen hat, und den Grund für die Ausbuchung aufzeichnet.

Lastschriften und Gutschriften

Der letzte Schritt des Small-Balance-Abschreibungsverfahrens ist das Vornehmen der entsprechenden Belastungen und Gutschriften im Rechnungswesen. In dem Monat, nachdem der Gutachter das Konto für die Ausbuchung genehmigt hat, schreibt das Unternehmen das Konto gut und belastet den Aufwand mit einem administrativen Lastschriftcode. Aus buchhalterischen Gründen behandelt das Unternehmen die Belastung wie andere administrative Zulagen, z. B. nicht zulässige Kosten und Kostenüberschreitungen. Unzulässige Kosten sind Ausgaben, die nach Ansicht eines Abschlussprüfers aufgrund eines Vertrags oder einer Police nicht zulässig sind. Ein Kostenüberschuss ist ein Aufwand, der das Budget übersteigt. Für jede dieser Belastungen stellt eine elektronische Kopie des Anpassungsbelegs eine Sicherung für die Belastungsbuchung bereit.

Verspätete Zahlungen sammeln

Gelegentlich bezahlt ein Kontoinhaber den Restbetrag, nachdem das Unternehmen die Schulden abgeschrieben hat. Wenn ein Kontoinhaber mit Zahlungsverzug eine Zahlung leistet, verarbeitet das Unternehmen die Zahlung so, als ob sie auf einem laufenden Konto getätigt worden wäre. Der Buchhalter hinterlegt die Zahlung und erstellt einen Journalbeleg, der die Ausbuchung storniert. Das Unternehmen verfügt über ein Verfahren zur Aufhebung der Abschreibung als Teil des Abschreibungsverfahrens für kleine Beträge.

Überprüfung und Prüfung

Die Unternehmen überprüfen regelmäßig die Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren wie das Abschreibungsverfahren, um sicherzustellen, dass das Verfahren den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Wenn zum Beispiel ein Review ergibt, dass viele Schuldner letztlich Salden zahlen, die nahe oder nahe am Abschreibungslimit liegen, kann das Unternehmen das Limit herabsetzen, um die Anzahl der Rückbuchungsstornierungen zu reduzieren. In ähnlicher Weise überprüfen die Unternehmen regelmäßig ihre Abschreibungsverfahren, um sicherzustellen, dass die Sammler die Richtlinien einhalten und dass in den genehmigten Abschreibungen keine Anhaltspunkte für Betrug vorliegen.

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