Personal- und Gehaltsabrechnung Integrierte Systeme

Die meisten Unternehmen prüfen derzeit Möglichkeiten, um effizienter und effektiver zu werden. Die Integration von Gehaltsabrechnungs- und Personalfunktionen in einem reibungslosen System ist eine Möglichkeit, Geld zu sparen, während gleichzeitig wichtige Managementinformationen nur wenige Schritte entfernt sind. Ursprünglich wurden integrierte Systeme für Personal- und Gehaltsabrechnung entwickelt, um Verwaltungskosten zu sparen. Jetzt könnten jedoch die Informationen, die sie für das Management und den strategischen Planungsprozess bereitstellen, der Hauptvorteil sein.

Abrechnungssysteme

Ein Abrechnungssystem betrachtet einen Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt. Hauptsächlich, was ist das Gehalt oder der Stundenlohn dieses Mitarbeiters heute? Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme berechnen den Nettolohn für eine bestimmte Vergütungsperiode, Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, Abzüge für Gegenstände wie z. B. Krankenversicherungsbeiträge und Beiträge für Wohltätigkeitsorganisationen wie United Way. Lohnabrechnungssysteme schneiden oft automatisch Schecks an die Mitarbeiter ab oder lassen ihre Einzahlungen automatisch auf ihrem Bankkonto hinterlegen.

Personalsysteme

Im Gegensatz dazu betrachten Personalsysteme die Mitarbeiter über ein Kontinuum hinweg, von der Einstellung bis zu ihrer Pensionierung oder aus anderen Gründen. In den Personalsystemen werden Leistungsprüfungen der Mitarbeiter, Gehaltserhöhungen, Vergleich der Vergütung mit anderen vergleichbaren Mitarbeitern und Angabe, ob Unternehmen Spar- und Altersvorsorgeprogramme nutzen, aufgezeichnet.

Integrierte Systemvorteile

Sowohl Personal- als auch Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verwenden oft die gleichen Daten. Daher ist die Integration der beiden sinnvoll und bietet einige Vorteile. Doppelte Daten werden eliminiert, Datenaktualisierungen werden nur einmal durchgeführt und Fehler bei der Dateneingabe werden reduziert. Unternehmen, die ein integriertes System einführen, können fast sofort mit einer Senkung der Verwaltungskosten rechnen.

Management-Informationen

Bei der Entwicklung integrierter Systeme sollten vor allem Verwaltungskosten gesenkt werden. Die Unternehmen lernten jedoch bald, dass der Hauptvorteil vielleicht der einfache Zugriff auf wichtige Managementinformationen war, die die Unternehmens-, Marketing- und Strategieplanung unterstützen könnten. Ein Unternehmen könnte beispielsweise glauben, dass seine Personalkosten für die Herstellung höher sind als bei vergleichbaren Unternehmen. Der Zugriff auf das integrierte System könnte die aggregierten Kosten nach Abteilungen detaillieren und dann Vergleiche mit anderen Unternehmen oder Branchenstandards ermöglichen. In ähnlicher Weise kann ein Unternehmen, das eine Expansion in einen neuen Markt in Betracht zieht, auf das System zugreifen, um zu sehen, ob die Mitarbeiter über die richtige Ausbildung und Erfahrung verfügen, um einen neuen Markt zu bedienen.

Was ist in einem System zu suchen?

Ein Unternehmen, das den Kauf eines integrierten Systems in Betracht zieht, muss sorgfältig prüfen, welches System er kaufen soll. Unternehmen müssen überlegen, ob ihre anderen Systeme in das neue System integriert werden können, ob das neue Softwaresystem an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann und ob der Softwarelieferant bereit ist, ausreichend Zeit für die Schulung der Mitarbeiter vor Ort zu verbringen das neue System. Eine Liste der aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse zu erstellen, kann die Kaufentscheidung erleichtern.

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