Gehaltsbuchhaltung

Die Gehaltsabrechnung ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Funktionen für jeden Kleinunternehmer. Dies beinhaltet nicht nur das Bezahlen Ihrer Mitarbeiter, sondern auch das Einlagern und Einreichen von Lohnsteuern. Sie können die Lohnabrechnung selbst verwalten, einen Buchhalter einstellen oder einen Abrechnungsservice nutzen. Wenn Sie die vierteljährlichen Lohnsteuern nicht zahlen und einreichen, kann dies zu Bußgeldern, Strafen und möglicherweise zu Gefängnisstrafen führen.

Einbehaltung

Die Abrechnung der Abrechnung erfordert mehrere Schritte. Sie müssen die Quellensteuer aus dem Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern berechnen. Die Quellensteuer des Bundes für das Bundesversicherungsbeitragsgesetz (FICA) umfasst die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und das Bundesgesetz über die Arbeitslosenunterstützung (FUTA) für die Arbeitslosenversicherung. Die Höhe der Steuer, die Sie für einen Mitarbeiter einbehalten, hängt von ihrem Anmeldestatus und der Anzahl der Zulagen ab, die sie auf dem Quellensteuerzertifikat ihres Mitarbeiters (W-4) aufführt. Zum Beispiel kann ein verheirateter Angestellter eine Zulage für sich selbst zahlen, eine für ihren Ehepartner und je eine für ihre Kinder. Zusätzliche Quellensteuer kann Kranken- und Lebensversicherungsprämien sowie 401 (k) Beiträge enthalten.

FICA und FUTA

FICA umfasst die Sozialversicherungssteuer von 10, 4 Prozent und die Medicare-Steuer von 2, 9 Prozent. Der Anteil der Arbeitnehmer an der Sozialversicherung beträgt 5, 2 Prozent und der Medicare-Anteil beträgt 1, 45 Prozent, was einem Gesamtgehalt von 6, 65 Prozent entspricht. Als Arbeitgeber tragen Sie auf die andere Hälfte der FICA-Steuer 6, 65 Prozent. Sobald ein Arbeitnehmer einen Lohn von 106.800 USD erreicht, erhält er seinen Sozialversicherungsbeitrag für das Jahr und Sie müssen die Sozialversicherungssteuern nicht mehr von ihrem Lohn einbehalten. Sie müssen jedoch noch Medicare-Steuern einbehalten. FUTA ist die Zahlung Ihres Unternehmens für die Arbeitslosenversicherung für Arbeitslose. Nur die Arbeitgeber zahlen FUTA, was 6 Prozent der ersten 7.000 USD entspricht, die Sie jedem Mitarbeiter zahlen.

Lohnbuchhaltung

Sie sollten Lohnabrechnungen vornehmen, sobald Sie Mitarbeiter zahlen. Es gibt zwei Einzahlungspläne - monatlich und halbwöchentlich, abhängig von der Höhe der Lohnsteuer, die das Unternehmen während des Abrechnungszeitraums erhebt. Wenn Ihre Lohnsteuer insgesamt mehr als 50.000 US-Dollar für das Kalenderjahr beträgt, möchte der Internal Revenue Service, dass Sie einen halbwöchentlichen Zeitplan hinterlegen. Hinterlegen Sie die Lohnsteuer am darauffolgenden Mittwoch für die am vorhergehenden Mittwoch, Donnerstag oder Freitag endenden Zahlungszeiten. Für Zahlungsperioden, die auf die anderen Tage fallen, muss die Einzahlung am darauf folgenden Freitag erfolgen. Ihr Unternehmen hat einen monatlichen Einzahlungsplan, wenn es im Kalenderjahr eine Beschäftigungssteuer von 50.000 USD oder weniger hat. Der monatliche Einzahlungsplan sieht vor, die Beschäftigungssteuer für den Monat am 15. Tag des Folgemonats zu hinterlegen. Sie müssen den Betrag der Einbehaltung von Mitarbeitern, einschließlich des Anteils Ihres Unternehmens an FICA, über das Electronic Federal Tax Payment System hinterlegen. Sobald Sie ein EFTPS-Konto eingerichtet haben, zieht der IRS das Geld automatisch von Ihrer Bank ab.

Befreiung von Lohnsteuern

Sie sollten vierteljährlich die Beschäftigungssteuer mit dem Formular 941, der vierteljährlichen Steuererklärung des Arbeitgebers, einreichen. Verwenden Sie das Formular 941, um die Einkommensteuer und die FICA-Quellensteuer zu melden. Sie müssen das Formular 941 jedes Quartal einreichen, auch wenn Sie keine Steuern zu melden haben. Verwenden Sie das Formular 940, um die Steuer der FUTA jährlich zu melden. Die Frist für die Einreichung des Formblatts 940 ist Ende Januar für das vorangegangene Kalenderjahr.

Personalabrechnung verwalten

Es gibt immer Stift und Papier für die Abrechnung, aber dies kann langwierig sein und zu Fehlern führen. Wenn Sie sich einen leisten können, können Sie einen Buchhalter einstellen, der Ihnen bei der Verwaltung der Lohnabrechnung hilft. Die Lohnabrechnung liegt jedoch letztendlich in Ihrer Verantwortung als Unternehmer. Buchhaltungssoftware mit Abrechnungsfunktionalität kann Ihnen dabei helfen, die Lohnabrechnung aufrechtzuerhalten, einschließlich vierteljährlicher Steuern. Abhängig von Ihrem Budget haben Sie auch die Möglichkeit, die Abrechnungsfunktion an einen Abrechnungsdienst auszulagern. Schließlich bieten viele große Banken Dienstleistungen für kleine Unternehmen an, darunter die Unterstützung der Eigentümer bei der Verwaltung ihrer Lohnbuchhaltung.

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