Organisatorische Elemente eines Geschäftsbriefs

Ein Geschäftsbrief, mit dem der Leser informiert oder überzeugt wird, ist formeller als ein persönlicher Brief. Der am häufigsten verwendete Stil eines Geschäftsbriefs verwendet die Blockformatierung, bei der jedes Element des Briefs mit Ausnahme des Briefkopfs am linken Rand ausgerichtet ist. Ein Geschäftsbrief sollte eingegeben werden. Lesen Sie Ihren Brief auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.

Rücksendeadresse und Datum

Der Briefkopf zeigt den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens sowie weitere Kontaktinformationen an. Sie ist oben auf der Seite zentriert. Wenn Ihr Briefpapier einen Briefkopf hat, geben Sie Ihre Absenderadresse ohne Ihren Namen oben auf dem Papier ein und richten Sie die Adresse am linken Rand aus. Folgen Sie der Absenderadresse mit zwei Leerzeichen und geben Sie das Datum Ihres Briefes ein. Folgen Sie dem Datum mit einer Zeile.

Empfängeradresse

Die Adresse des Empfängers oder die Empfängeradresse stimmt mit der Adresse überein, die auf dem Umschlag angezeigt wird. Geben Sie den persönlichen Titel des Empfängers an, z. B. „Dr.“, „Mr.“ oder „Mrs.“. Wenn der Empfänger einen Berufstitel wie „Manager“ hat, geben Sie diesen nach dem Namen der Person ein, z. B. „Mr. John Smith, Manager. “Folgen Sie der inneren Adresse mit zwei Leerzeichen.

Betreff und Anrede

Informieren Sie den Leser über den Grund für Ihren Brief mit einer Betreffzeile, die mit „Re:“ beginnt, gefolgt von einem Wort oder Satz, das auf das Thema verweist. Wenn es sich bei Ihrem Brief beispielsweise um eine Verkaufspräsentation handelt, schreiben Sie „Re: Verkaufspräsentation“. Folgen Sie der Betreffzeile mit zwei Leerzeichen. Geben Sie dann die Anrede ein. Die Anrede beginnt mit „Lieb“ und wird vom Namen des Empfängers und einem Doppelpunkt gefolgt. Verwenden Sie eine formale Anrede wie "Sehr geehrte Frau Jane Smith:", sofern Sie die Person nicht gut kennen; In diesem Fall können Sie "Dear Jane:" schreiben. Folgen Sie der Anrede mit zwei Leerzeichen.

Botschaft

Geben Sie Ihre Nachricht in Absatzform ein. Absätze nicht einrücken Trennen Sie die Absätze durch Leerzeichen. Geschäftliches Schreiben ist knapp, verwenden Sie also aktive Verben und einen Konversationsstil. Organisieren Sie Ihre Nachricht in eine Einführung, einen Körper und eine Schlussfolgerung. Der einleitende Absatz gibt den Grund für Ihr Schreiben an. Der Hauptteil des Briefes besteht aus einem oder mehreren Absätzen, in denen Sie das Thema erweitern. Geben Sie Details, Gründe und Informationen an, die zu Ihrem Thema passen. Fassen Sie im abschließenden Absatz Ihren Punkt zusammen. Folgen Sie dem letzten Absatz mit zwei Leerzeichen.

Fazit

Geben Sie das Wort "Mit freundlichen Grüßen" am linken Rand ein und folgen Sie ihm mit vier Leerzeichen. Geben Sie dann in den folgenden Zeilen Ihren Namen und Titel ein. Wenn Sie den Buchstaben nicht eingegeben haben, lassen Sie nach dem eingegebenen Namen ein Leerzeichen frei und drucken Sie die Initialen der Schreibkraft in Kleinbuchstaben, gefolgt von einem Schrägstrich und den Großbuchstaben in Großbuchstaben. Wenn Sie Ihrem Brief andere Dokumente hinzufügen, lassen Sie eine leere Zeile und geben Sie "Anlage:" gefolgt von den Titeln der beigefügten Dokumente in den nachfolgenden Zeilen ein. Wenn Sie eine Kopie des Briefs an eine andere Person senden, lassen Sie eine leere Zeile und geben Sie "cc:" gefolgt von den Namen der Personen ein, die Kopien erhalten sollen. Unterschreiben Sie Ihren Namen im Leerzeichen zwischen „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem eingegebenen Namen.

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