Tipps zur Organisation von Büroräumen

Eine organisierte Bürofläche ist ein Schlüssel zum Erfolg im Geschäftsleben. Durch das Wissen, wo alles ist, können Stifte, Papier und benötigte Dokumente effizient abgerufen und die Produktivität gesteigert werden. Das Aufrechterhalten einer organisierten Bürofläche ist leichter gesagt als getan. Während eines anstrengenden Arbeitstages schlüpfen solche klerikalen Aufgaben oft durch die Ritzen. Diese Herausforderung kann durch die Implementierung einiger Tipps überwunden werden.

Desktop Essentials

Die einfachste Methode, um Unordnung in Schach zu halten, besteht möglicherweise darin, dass nur wichtige Elemente Platz auf dem Desktop beanspruchen. In den meisten Fällen sind ein Computer, ein Telefon, ein Notizblock, ein Kalender und eine Uhr die einzigen Elemente, die eine Person im Laufe eines Tages einheitlich verwendet. Dateien und andere Dokumente, die sporadisch benötigt werden, sollten während der Verwendung aus ihrem Speicherplatz entfernt und wiederhergestellt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Durch die Implementierung dieser Praxis stellt eine Person sicher, dass ihr Schreibtisch immer ein ordentliches Erscheinungsbild hat.

Farbcodierte Dateien

Aufzeichnungen, Dateien und andere Dokumente sollten jederzeit in gespeicherten Aktenschränken und Schubladen aufbewahrt werden. Dies beseitigt nicht nur das Durcheinander von Schreibtisch und Tischplatten, sondern ermöglicht auch den einfachen Zugriff einer Person auf diese. Während die übliche Praxis vorschreibt, dass Dokumente in alphabetischer Reihenfolge abgelegt werden, fügt die Farbcodierung jeder Datei eine zusätzliche Effizienz hinzu. Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise Unterlagen, die sich auf neue Kunden beziehen, in blauen Ordnern und solche, die sich auf bestehende Kunden beziehen, in grün ablegen. Wenn sein Vorgesetzter ihm eine Frage zu neuen Kunden stellt, kann er schnell auf die Informationen zugreifen, indem er sich anhand der Farbe der Ordner visuell orientiert.

Dedizierter Projektraum

Obwohl das Büro einer Person Dokumente aufbewahren kann, die sich auf verschiedene Projekte beziehen, die ihr im Laufe der Jahre zugewiesen wurden, arbeitet sie meist nur an einem oder wenigen Projekten zu einem bestimmten Zeitpunkt. In Anbetracht dessen, indem sie eine bestimmte Schublade aktuellen Projekten widmet, kann sie schnell auf die entsprechenden Dateien zugreifen, ohne dass sie Ordner für Ordner mit irrelevanten Archivinformationen durchgehen muss. Ein dedizierter Projektraum sollte sich in Reichweite Ihres Schreibtisches befinden. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte sie alle Dateien in ein separates Archiv übertragen, um Platz für Dokumente für ihr nächstes Projekt zu lassen.

Stichprobe

Vor dem Ende des Arbeitstages sollte eine Person eine ständige Überprüfung der Büroräume durchführen. Er sollte sicherstellen, dass alle Dokumente an ihrem richtigen Ort aufbewahrt wurden. Er sollte sicherstellen, dass sämtliches Kratzerpapier und anderer Abfall ordnungsgemäß entsorgt wurde. Diese Aktion garantiert, dass sein nächster Arbeitstag mit einem vollständig organisierten Büroraum beginnt.

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