So reagieren Sie auf eine Bankprüfung

Banken, Kreditgenossenschaften und Finanzinstitute müssen eine strenge Überprüfung der Verfahren und Praktiken durchlaufen, genau wie öffentliche Unternehmen sich einer amtlichen Prüfung unterziehen müssen. Im Rahmen dieses Prozesses müssen Banken bestimmte Finanztransaktionen, Überweisungen, ACH-Überweisungen (ACH) und Geldflüsse auf Bankkonten bewerten. Diese Überprüfungen tragen zur Stabilität der Bank und zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften bei. Unternehmen, die Geschäfte mit einer Bank tätigen, die sich einer Prüfung unterzieht, haben möglicherweise offizielle Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder Dokumentation, um den Prozess zu unterstützen. Die Beantwortung einer Bankprüfung ist in der Regel eine Routine und sollte keinen Anlass zu Alarm oder Angst geben.

1

Überprüfen Sie die Bankprüfungsanforderung. Beachten Sie Zeiteinschränkungen, Datenanforderungen, Präsentationsvorlieben und Übertragungsmethoden. Wenn Informationen unklar sind, erkundigen Sie sich bei der Kontaktstelle der Bank, wie auf der Anfrage vermerkt.

2

Besprechen Sie die Anfrage mit Finanzmanagern, Führungskräften und dem mit der Informationsquelle verknüpften Buchhaltungsmanager. Konzentrieren Sie sich darauf, wie die Informationen erhalten und präsentiert werden müssen. Brainstorming mögliche Auswirkungen der Bereitstellung der Informationen. Bringen Sie einen Rechtsbeistand hinzu, wenn durch die Bereitstellung der angeforderten Informationen Vertraulichkeits-, Mitarbeiter-, Kunden- oder kriminelle Probleme entstehen könnten.

3.

Erstellen Sie eine Datei und einen Speicherort für die Dokumentation. Die Anforderung erfordert möglicherweise einen sicheren Speicherort im Netzwerk und einen physischen Speicherort. Stellen Sie sicher, dass die Daten jederzeit sicher sind und nur befugtes Personal Zugriff auf die Dateien hat.

4

Informationen oder Daten abrufen. Arbeiten Sie mit Mitarbeitern der Informationstechnologie zusammen, um bei Bedarf Dokumentation zu Sicherungslaufwerken oder externen Speicher zu suchen. Stellen Sie sicher, dass der Datenabruf Sicherheitsanforderungen erfüllt und alle relevanten Informationen erfasst.

5

Überprüfen Sie die Daten. Cross-Check-Informationen mit Finanzberichten, Hauptbuch, Zahlungsverkehrsberichten und Kontoauszügen. Verwenden Sie nach Möglichkeit mehrere Validierungsmethoden.

6

Erstellen Sie ein Daten- und Informationspaket, das vollständig auf die Prüfanforderung reagiert. Das Paket sollte ein zusammenfassendes Bestätigungsschreiben sowie gegebenenfalls erforderliche Unterlagen und alle erforderlichen rechtlichen Antworten enthalten.

7.

Präsentieren Sie die Prüfungsinformationen. Je nach Prüfungsprozess können die Daten an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einen gesetzlichen Vertreter oder einen anderen Beauftragten übermittelt werden. Wenn eine Prozessprüfung angefordert wird, ist möglicherweise eine Überprüfung vor Ort für die Datenübertragung erforderlich.

8

Fordern Sie ein Audit-Compliance-Schreiben an. Bitten Sie den Bankkontrollkontakt um Dokumentation Ihrer Konformität mit der Prüfanfrage. Alle erforderlichen Bankänderungen aufgrund der Prüfungsfeststellungen sollten in dem Bestätigungsschreiben angegeben werden.

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