So planen Sie in Google Kalender um

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Terminverschiebung für ein Geschäftstreffen zwischen zwei Personen eine Herausforderung darstellt, sollten Sie ein Dutzend oder mehr Teilnehmer dazu bringen, sich auf eine neue Besprechungszeit zu einigen. Hektische Zeitpläne, unvorhergesehene Zwischenfälle und Änderungen in letzter Minute können Meetings verzögern oder sogar verschieben, deren Planung viel Zeit in Anspruch nahm. Wenn Sie mit Google Kalender geschäftliche Besprechungen und Ereignisse planen, können Sie mit Hilfe des Smart Rescheduler-Tools diese automatisch neu planen.

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Navigieren Sie zur Webseite von Google Calendar Labs und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. Suchen Sie nach der intelligenten Neuplanungsfunktion und klicken Sie auf das Optionsfeld "Aktivieren" neben dieser Funktion.

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Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Änderungen zu speichern und Ihren Kalender anzuzeigen. Auf der rechten Seite der Webseite wird ein neues Fenster "Intelligente Neuplanung" angezeigt.

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Wechseln Sie zu dem kleinen Monatskalender auf der linken Seite der Seite, und klicken Sie auf ein Datum, an dem sich ein Meeting befindet, das Sie verschieben möchten. Die Site zeigt einen größeren Kalender mit einer Woche in einer Tabelle an. Die angezeigte Woche enthält das von Ihnen ausgewählte Datum. Die Wochentage werden horizontal über dem Tisch angezeigt, und die Stunden des Tages erscheinen senkrecht auf der linken Seite des Tisches. Alle für diese Woche geplanten Besprechungen werden in der Tabelle angezeigt.

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Klicken Sie auf die Besprechung, die Sie neu planen möchten, und wechseln Sie in das Fenster "Intelligente Neuplanung". Es zeigt den Titel der Besprechung und einen Link "Find a New Time" unter dem Titel. Klicken Sie auf diesen Link, um die Seite "Intelligente Neuplanung" anzuzeigen. Auf dieser Seite wird eine vertikale Liste möglicher Besprechungszeiten angezeigt, die auf den einzelnen Kalendern der Besprechungsteilnehmer basiert. In Google Kalender wird die Liste nach "Konflikten" sortiert, wobei die geringsten Konflikte am Anfang der Liste stehen. Am Anfang der Liste werden ein Link "Konflikte" und ein Link "Datum" angezeigt.

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Klicken Sie auf den Link "Datum", wenn Sie die Liste nach Datum sortieren möchten. Gehen Sie auf die linke Seite der Seite und zeigen Sie ein Fenster mit Datum und Uhrzeit an, die Sie auswählen können. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Find a New Time" und wählen Sie eine neue Besprechungsdauer aus, wenn Sie die Dauer der ursprünglichen Besprechung ändern möchten.

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Klicken Sie auf ein Datum im Dropdown-Menü "Frühester Tag", wenn Sie das früheste Datum auswählen möchten, das der Smart Rescheduler berücksichtigen soll. Sie haben auch die Möglichkeit, aus den Dropdown-Menüs "Früheste Zeit" und "Letzte Zeit" eine früheste Uhrzeit und späteste Uhrzeit auszuwählen.

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Blättern Sie durch die Liste der Besprechungszeiten und klicken Sie neben einem vielversprechenden Termin auf "Details anzeigen". Der Smart Rescheduler zeigt Details zum gewählten Zeitpunkt an, beispielsweise Konflikte und potenzielle Konflikte. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Schedule This" neben einer Besprechungszeit, nachdem Sie eine gefunden haben, die am besten funktioniert und die wenigsten Konflikte aufweist.

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Klicken Sie auf "Änderungen speichern", wenn Sie in einer Bestätigungsmeldung gefragt werden, ob Sie das Ereignis zur neuen Uhrzeit verschieben möchten. Das Kontrollkästchen "Gäste über diese Änderung benachrichtigen" wird neben der Schaltfläche "Änderungen speichern" angezeigt. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Google die Besprechungsteilnehmer über die neue Besprechungszeit informieren soll.

Tipps

  • Auf der Seite Smart Rescheduler mit einer Liste möglicher neuer Besprechungszeiten befindet sich rechts auf der Seite ein Link "Weiter", über den Sie zusätzliche Besprechungszeiten anzeigen können, die nicht auf die erste Seite passen.
  • Wenn Sie auf der Seite "Intelligenter Zeitplan" neue Optionen auswählen, z. B. "Frühestes Datum", ändert sich die Liste der neuen Besprechungszeiten sofort, wenn die Software die Bedingungen neu analysiert und eine neue Ansicht generiert. Probieren Sie neue Optionen aus, bis Sie die Besprechungszeit ermitteln .
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