So stimmen Sie die Personalabrechnung ab

Der Abrechnungszyklus Ihres Unternehmens beeinflusst viele Aspekte Ihrer Finanzbuchhaltung. Neben der Arbeitnehmerentschädigung wirken sich Ihre Lohnkosten auch auf Ihre Arbeitslosenversicherungssteuern, die Arbeitnehmerentschädigungssätze und die Bundessteuer aus. Die Abstimmung Ihrer Gehaltsabrechnung am Ende jedes Abrechnungszyklus ist unerlässlich. Wenn Ihre Berechnungen oder Ausgaben falsch sind, werden auch andere Bereiche der Rechnungslegung und Buchhaltung falsch sein. Wenn möglich, sollten Sie diese Prüfungen mindestens zwei Tage vor dem tatsächlichen Zahlungsdatum durchführen, damit Sie Zeit haben, Fehler zu korrigieren, bevor die Prüfungen an die Mitarbeiter verteilt werden.

1

Bestätigen Sie die Zahlungszeitraumstunden für jede vom Mitarbeiter oder seinem Vorgesetzten eingereichte Match Card-Karte. Wenn Ihr Unternehmen eine Genehmigung für die übermittelten Stunden benötigt, bestätigen Sie, dass die Zahlungszeiträume genehmigt wurden.

2

Stellen Sie sicher, dass der Lohn für jeden Mitarbeiter genau ist. Wenn dem Mitarbeiter Überstunden, Krankheit oder Urlaubsstunden geschuldet werden, überprüfen Sie, ob die Sätze auch korrekt sind. Urlaubs- und Krankenstunden werden in der Regel zum gleichen regulären Entgelt für den Arbeitnehmer gezahlt, während Überstunden normalerweise mit dem Eineinhalb- bis Zweifachen des regulären Tarifs bezahlt werden, je nach den Überstundenregelungen Ihres Unternehmens.

3.

Vergewissern Sie sich, dass die jedem Mitarbeiter geschuldeten Löhne den Berechnungen der Zahlungsperiode entsprechen, basierend auf dem Lohnsatz und der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

4

Stellen Sie sicher, dass alle Lohnabzüge für jeden Mitarbeiter korrekt sind. Die Abzüge beinhalten obligatorische Steuerabzüge auf Bundes- und Landesebene sowie freiwillige Arbeitnehmerabzüge für Versicherungs- oder Altersversicherungsbeiträge.

5

Stellen Sie sicher, dass die Abrechnungskosten für den Zeitraum vom richtigen Unternehmenskonto abgebucht werden. Dies ist erforderlich, wenn Ihr Unternehmen mehr als ein Bankkonto verwendet, z. B. ein Betriebskonto und ein Lohnkonto.

6

Vergewissern Sie sich, dass die ausstehenden Personalabrechnungskosten sowohl mit den Buchungen Ihrer Buchhaltungssoftware als auch mit den physischen Schecks übereinstimmen, die von Ihren Mitarbeitern für die direkte Einzahlung oder Auszahlung ausgestellt werden. Wenn Sie anstelle von Buchhaltungssoftware ein Papier-Ledgersystem zur Erfassung Ihrer Ausgaben verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Ledger-Eintrag für die Gehaltsabrechnungen den physischen Prüfungen entspricht, die Sie vorbereiten möchten.

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