So drucken Sie W-2-Formulare

Kleine und große Unternehmer verwenden das W-2-Formular, um den Mitarbeitern Informationen zu Löhnen und Gehältern mitzuteilen. Das ausgefüllte Formular informiert Ihre Mitarbeiter über den Betrag, den sie in einem Steuer- oder Kalenderjahr verdient haben, und enthält Informationen, wie etwa Bundes- und Landessteuern. Nach dem Gesetz müssen W-2-Formulare nach dem Ende des Steuerjahres bis zum 31. Januar an alle Mitarbeiter verteilt werden. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, das keine Steuersoftware besitzt, nutzen Sie einen kostenlosen Service der Social Security Administration, um W-2-Formulare auszufüllen und auszudrucken.

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Melden Sie sich für ein kostenloses Geschäftskonto bei der Social Security Administration auf ihrer Website socialsecurity.gov an. Als kleines Unternehmen können Sie mit diesem Dienst kostenlos bis zu 20 W-2-Formulare erstellen und drucken.

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Geben Sie die Unternehmensinformationen in die W-2-Vorlage ein. Darunter fallen Ihr Firmenname, Adresse, Telefonnummer und Steuernummer.

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Geben Sie die Identifikationsdaten jedes Mitarbeiters ein, z. B. Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer. Geben Sie die entsprechenden Jahreslohn-, Gehalts- und Einbehaltungsdaten aus Ihren Lohnlisten ein. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, um Genauigkeit zu gewährleisten. Ihre Mitarbeiter verwenden diese Informationen für ihre Einkommenssteuererklärungen. Daher müssen die Daten genau sein, um Steuerfehler zu vermeiden.

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Drucken Sie die Formulare aus. Überprüfen Sie die gedruckten Formulare noch einmal auf Fehler. Wenn die Formulare korrekt sind, legen Sie sie in Firmenumschläge ein und senden Sie sie an Ihre Mitarbeiter.

Dinge benötigt

  • Steueridentifikationsnummer
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