Vorbereitung auf das Comp Audit Ihrer Mitarbeiter

Die Arbeitnehmerentschädigung ist eine der größten Ausgaben für Arbeitgeber. Mehrkosten können ein kleines Unternehmen Tausende von Dollar kosten, schreibt der Industrieberater Ed Priz in seinem Buch "Workers Compensation: Ein Leitfaden für Arbeitgeber". Priz sagt, er habe in seinen fast 30 Jahren in diesem Bereich mehr als 20 Millionen US-Dollar an Arbeitnehmerentschädigungen für Unternehmen gefunden. Versicherungsgesellschaften verwenden Arbeitnehmervergütungsprüfungen, um zu bestimmen, wie viel ein Unternehmen mit Prämien belastet. Kleinunternehmer müssen die Regeln für die Entschädigung von Arbeitnehmern verstehen, um sich auf eine Prüfung vorzubereiten und Fehler und Überzahlungen zu vermeiden.

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Lernen Sie die Methode kennen, mit der Versicherungsunternehmen Arbeitgebern eine Entschädigungsprämie für ihre Angestellten berechnen. Dieser Prozess, der als "Vergütung" bezeichnet wird, wird weitgehend vom National Council on Compensation Insurance geregelt, der die von den meisten Staaten angewandten Regeln festlegt. Die Versicherungstarife richten sich nach dem Risiko für den Arbeitnehmer, abhängig von seiner Arbeit. Eine Versicherungsagentur verwendet Klassifizierungscodes, um zu ermitteln, wie viel für jede Art von Arbeitnehmer erhoben wird. Es könnte 30 Cent bis 50 Cent pro 100 Dollar Gehaltsabrechnung für einen Büroangestellten kosten, während der Preis für einen Angestellten, der riskantere Arbeiten wie Dachdecker leistet, 25 bis 30 Dollar pro 100 Dollar Lohn beträgt.

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Sammeln Sie alle notwendigen Unterlagen für das Audit. Dazu gehören Ihr Lohnjournal und eine Zusammenfassung der Stunden, Tage oder Wochen, die Ihre Mitarbeiter im Laufe des Jahres gearbeitet haben. Dazu gehören auch die Bundessteuernachweise für das Jahr, staatliche Arbeitslosigkeitsberichte und Einkommensnachweise, die Überstundenvergütung, aufgeschlüsselt nach Beschäftigten, detaillierte Erläuterungen zu den Beschäftigungspflichten der einzelnen Angestellten, Zahlungen an Unterauftragnehmer und Versicherungszertifikate für alle Unterauftragnehmer und unabhängigen Auftragnehmer. und eine detaillierte Beschreibung Ihrer Geschäftsabläufe.

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Überprüfen Sie Ihre Audit-Arbeitsunterlagen aus früheren Jahren. Die Versicherungsgesellschaften stützen die Entschädigungsprämien für die Arbeitnehmer auf die Gesamtstunden aller Beschäftigten auf der Grundlage der Kategorien, in die die Arbeitnehmer fallen, wie etwa Büroangestellte oder Bauarbeiter. Es ist hilfreich zu wissen, wie Ihre Mitarbeiter in den vergangenen Jahren kategorisiert wurden, um sicherzustellen, dass sie bei der bevorstehenden Prüfung richtig kategorisiert werden.

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Überprüfen Sie die Kategorisierung für Mitarbeiter von Unterauftragnehmern, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Priz stellt fest, dass er Fälle gesehen hat, in denen kleine Unternehmen in einem einzigen Jahr aufgrund dieses Fehlers um Tausende von Dollars überfordert wurden. Prüfen Sie auch, ob die Unterauftragnehmer eine eigene Arbeitnehmerentschädigungsversicherung haben. In diesem Fall müssen Sie keine Prämien dafür zahlen.

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Überprüfen Sie, ob die Überstundenvergütung für jeden Ihrer Mitarbeiter einzeln aufgeführt wird. Die Entschädigungsprämien der Arbeitnehmer werden nicht mit dem vollen Überstundenzuschlag berechnet. In den meisten Staaten wird der Rechnungsprüfer die Überstundenvergütung ausrechnen und auf die direkte Zeit reduzieren, wie auf der Advanced Insurance Management-Website angegeben. Die Formel für Versicherungsprämien für Überstunden variiert je nach Bundesstaat. Der Prüfer kann die Berechnungen jedoch nur dann durchführen, wenn Sie genaue Gehaltsabrechnungen vorlegen.

Spitze

  • Ein Unternehmen mit Büroangestellten, die in einem vollständig abgeschlossenen Büro arbeiten, kann Geld sparen, indem es sie als Büroangestellte klassifiziert, und nicht als Einzelhandels-, Großhandels-, Restaurant- oder Hotelklassifikationen, die viel höhere Prämien enthalten, sagt Cosmo Preiato von der Beratungsfirma Friedlander Group im Buch "So sparen Sie viel bei der Arbeitnehmerentschädigung".

Warnung

  • In einigen Bundesstaaten, beispielsweise in New York, stellt Preiato fest, dass die Angestellten falsch klassifiziert werden, um billigere Arbeitnehmerentgeltprämien zu erhalten. Ein kleines Unternehmen sollte sich um eine ordnungsgemäße Klassifizierung bemühen, um nicht nur Geld zu sparen, sondern auch mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Wenden Sie sich an einen Anwalt, einen Steuerberater oder einen Berater für Arbeitnehmerentschädigung, wenn Sie sich nicht sicher sind.
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