Vorbereitung auf ein Geschäftstreffen

Mit einem gut geführten Meeting können Sie Mitarbeiter effektiv schulen, einen wichtigen Verkauf abschließen, Geschäftsziele festlegen und Großprojekte auf dem richtigen Weg halten. Ein erfolgreiches Meeting beginnt lange bevor alle in einem Konferenzraum versammelt sind. Die Person, die die Besprechung leitet, muss Vorkehrungen treffen, Material sammeln, Einladungen versenden und die Aktivitäten koordinieren. Die Teilnehmer müssen darauf vorbereitet sein, alle erforderlichen Aufgaben zu erledigen, Feedback zu geben, Präsentationen abzuhalten oder Ideen zu sammeln. Wenn Sie die Vorarbeiten im Voraus erledigen, wird das Meeting reibungslos ablaufen und Sie dabei unterstützen, Ihre Ziele zu erreichen.

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Stellen Sie fest, ob Sie die Besprechung abhalten oder von Ihnen erwartet werden, an einer Art und Weise teilzunehmen. Wenn Sie für die Arrangements verantwortlich sind, müssen Sie die Terminplanung, das Material und das Tempo der Besprechung koordinieren.

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Legen Sie ein Ziel für das Meeting fest. Entscheiden Sie, ob Sie einen Verkauf abschließen möchten, bringen Sie einen Investor mit an Bord, schulen Sie die Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien oder überlegen Sie neue Produktideen.

3.

Legen Sie eine Agenda für das Meeting fest. Teilen Sie die Teilnehmer mit, wenn das Treffen voraussichtlich besonders lang sein wird. Lassen Sie sich Zeit für Bad- oder Erfrischungspausen. Bereiten Sie einen Zeitplan vor, wenn mehrere Referenten oder Referenten anwesend sind.

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Treffen Sie Vorkehrungen für einen Besprechungsraum, eine Telefonkonferenz oder ein Online-Meeting. Buchen Sie eine Zeit, die für alle wichtigen Teilnehmer funktioniert. Rufen Sie die Gruppe an oder senden Sie eine E-Mail, um sicherzustellen, dass die gewählte Zeit für alle Personen funktioniert.

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Senden Sie Zeit- und Ortsangaben an alle Teilnehmer. Wenn Sie mit Mitarbeitern zu tun haben, lassen Sie sie wissen, ob die Teilnahme obligatorisch oder freiwillig ist. E-Mail-Konferenz-Einwahlnummern und -codes, wenn Sie ein Telefongespräch vereinbaren.

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Bereiten Sie sich auf die benötigte Ausrüstung vor. Wenn Sie beispielsweise eine Computerpräsentation haben, stellen Sie sicher, dass der Konferenzraum über eine Leinwand und einen Projektor verfügt. Sie müssen wissen, wie Sie Ihren Laptop an den Projektor anschließen, damit Sie nicht wertvolle Besprechungszeit mit technischen Details verschwenden müssen.

7.

Machen Sie Ihre Präsentation für eine Probefahrt, bevor Sie sie vor Kunden durchführen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verkaufs- oder Investitionsposition professionell, präzise und interessant ist. Endlose Diagramme, die auf einem Bildschirm projiziert werden, eignen sich nicht für überzeugende Meetings. Verstehen Sie Ihr Publikum, wie Sie deren Bedürfnisse erfüllen können und welche Ziele Sie erreichen möchten.

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Sammle Materialien. Handzettel ausdrucken. Stellen Sie sicher, dass genügend Stühle für alle vorhanden sind. Bereiten Sie Erfrischungen zu oder bereiten Sie ggf. Verpflegung vor.

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Erinnern Sie die Teilnehmer 24 Stunden im Voraus oder am Morgen an das eigentliche Meeting. Versuchen Sie, das Meeting zum gegebenen Zeitpunkt umgehend zu starten.

Spitze

  • Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob sie bestimmte Materialien mitbringen müssen. Bitten Sie die Mitarbeiter, Notizen mitzubringen, und überlegen Sie, ob Sie Proviant, einschließlich Erfrischungen oder Snacks, für informelle Besprechungen delegieren.
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