So planen und organisieren Sie Arbeitsabläufe in Hotels

Um Ihr Hotel effizient und profitabel betreiben zu können, müssen Sie einen organisierten Workflow entwickeln. Termine, Aufgaben und Buchhaltung müssen einem Plan folgen, der reibungslose Übergänge zwischen den Schichten ermöglicht und unerwartete Anforderungen problemlos erfüllt. Flexibilität ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung des Hotel-Workflows. Das Gastgewerbe ist eine sich ständig wandelnde Umgebung, daher müssen Workflow-Organisationen flexibel und anpassungsfähig sein.

Vorbereitung

Als Hotelbesitzer sind Sie höchstwahrscheinlich auf ein Kernteam von Mitarbeitern angewiesen, das die Immobilie rund um die Uhr betreibt. Bevor Sie mit der Planung Ihres Arbeitsablaufs beginnen, müssen Sie die Arbeit jeder Abteilung in jeder Schicht analysieren, um den Personalbedarf vorhersehen zu können. Während viele Ihrer ursprünglichen Mitarbeiter möglicherweise mehrere Aufgaben erledigen, überschneiden sich die Anforderungen häufig. Ihr Plan muss Vorbereitungen für diese Zeiten enthalten. Zum Beispiel kann die Rezeption in der Nacht möglicherweise Änderungen an Glühbirnen oder Fernbedienungen durchführen, sodass Sie zu diesem Zeitpunkt ohne Wartungspersonal vor Ort arbeiten können. Während der morgendlichen und frühen Abendschicht müssen jedoch Ihre Mitarbeiter an der Rezeption für Anfragen zur Verfügung stehen, neue Gäste einchecken und Check-Outs durchführen.

Terminplanung

Sobald Sie bereit sind, Gäste zu öffnen und zu empfangen, müssen Sie einen Zeitplan entwickeln, der auf Ihrer Analyse der Hotelbedürfnisse basiert. Erstellen Sie Arbeitspläne mindestens einen Monat im Voraus, damit Mitarbeiter Sie auf Konflikte aufmerksam machen können. Die Mitarbeiter sollten mindestens einen Monat im Voraus Urlaubs- und Auszeitanträge stellen, damit Sie genügend Zeit haben, um Zeitplanänderungen vorzunehmen. Als Inhaber müssen Sie sich oder einen Vorgesetzten rund um die Uhr zur Verfügung halten, wenn Mitarbeiter krank werden oder zu spät kommen.

Aufgaben

Mitarbeiter eines Hotels müssen Fristen einhalten, die mit dem Gästefluss übereinstimmen. Die Fristen müssen flexibel sein. Überprüfen Sie sie täglich oder wöchentlich. Geben Sie bei der Erstellung der Jobanforderungen für jede Position Fristen an, bis zu denen jede Aufgabe ausgeführt werden muss. Wenn Sie zum Beispiel um 3:00 Uhr einchecken, müssen die Zimmer bis zu diesem Zeitpunkt offensichtlich gereinigt werden. Wenn Sie jedoch zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Menschenmenge erwarten, müssen Sie die Reinigungspläne anpassen können, damit die Zimmer früher verfügbar sind, um eine frühzeitige Ankunft zu ermöglichen. Wenn Sie davon ausgehen, dass dieselbe Gruppe gleichzeitig auscheckt, müssen Sie möglicherweise zusätzliches Personal an der Rezeption einplanen oder das Management für die Morgenschicht vorbereiten.

Kommunikation

Berücksichtigen Sie in Ihren Plänen Verfahren zur Änderung des Kommunikationsworkflows und verteilen Sie diese Verfahren regelmäßig an alle Mitarbeiter. Andernfalls können Schichtwechsel ein Kommunikationssystem schädigen und dazu führen, dass wichtige Probleme durch die Risse fallen. Für den Anfang sollten Sie, wenn neue Mitarbeiter an Bord kommen, die Funktionen und den Zeitplan jeder Position mitteilen, da Hotelangestellte jederzeit bereit sein müssen, jede Pflicht zur Erfüllung der Anforderungen der Gäste zu erfüllen. Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, ein tägliches Memo zu überprüfen, wenn Sie für die Arbeit einchecken Machen Sie Mitarbeiter auf Änderungen aufmerksam, wenn sie am Computer einchecken oder Memos an ihre Zeitkarten anhängen.

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