Organisieren und Speichern von täglichen Kreditkartenbelegen

Für kleine Unternehmen ist es wichtig, die Ausgaben genau zu beobachten. Die Verwendung einer Firmenkreditkarte ist eine Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten und Ihre Einkäufe auf Papier zu dokumentieren, damit Sie feststellen können, wohin Ihr Geld geht. Bewahren Sie die Quittungen an einem einzigen Ort auf, organisieren Sie sie regelmäßig und bewahren Sie sie für einen längeren Zeitraum auf. Wenn Sie Ihre geschäftlichen Kreditkartenbelege bestellen und abrufen können, können Sie Ihre Ausgaben für Buchhaltungs- und Steuerzwecke kategorisieren und die Rückgabe von Artikeln oder das Korrigieren von Rechnungsfehlern vereinfachen.

1

Legen Sie alle Quittungen von Einkäufen, die Sie mit Ihrer Firmenkreditkarte getätigt haben, in einen Ordner für Akkordeon-Dateien. Für die tägliche Ablage legen Sie alle Belege von jedem Tag in den entsprechenden Dateislot - Quittungen für Einkäufe, die am 5. des Monats getätigt werden, gehen in den Slot "5".

2

Bezeichnen Sie Dateiordner mit Ausgabenkategorie-Titeln. Grundlegende Kategorien für kleine Unternehmen umfassen normalerweise Lieferungen, Porto, Reparaturen, Versorgungsunternehmen, Ausrüstung und Werbung. Abhängig von der Art Ihres spezifischen Unternehmens verfügen Sie möglicherweise über zusätzliche Kategorien wie Lizenzgebühren, Rechtsberatung sowie Kopieren und Drucken. Zur gleichen Zeit jeden Monat die täglichen Belege im Akkordeon-Ordner sortieren, indem Sie sie im Dateiordner der entsprechenden Kategorie ablegen und in der Datumsreihenfolge aufbewahren. Ein logischer Zeitplan besteht darin, die monatliche Einreichung zum Zeitpunkt des Eingangs Ihrer monatlichen Kreditkartenabrechnung durchzuführen, so dass Sie die Abrechnung mit den Belegen abgleichen können, bevor Sie sie einreichen.

3.

Speichern Sie die Ordner in alphabetischer Reihenfolge in einem gesicherten Aktenschrank. Erstellen und verwalten Sie für jedes Kalenderjahr einen separaten Satz von Ordnern.

4

Geben Sie die Aufwandsdaten in Ihr computergestütztes Buchhaltungssystem ein, falls Sie eines verwenden. Die Kategorien sollten die gleichen sein, die in Ihren Dateiordnern verwendet werden, um die Datenüberprüfung zu erleichtern. Sichern Sie regelmäßig Ihre Computerdaten und stellen Sie sicher, dass Ihr System vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.

Dinge benötigt

  • Akkordeon-Datei
  • Dateiordner
  • Aktenschrank
  • Buchhaltungssoftware
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