So führen Sie eine Inventur in einer Apotheke durch

Für Apotheken ist es wichtig, ein durchgehendes Verständnis des aktuellen Lagerbestandes aufrechtzuerhalten. Unterschätzte Lagerbestände können zu Engpässen führen, was die Kunden frustriert und das Geschäft reduzieren kann. Auf der anderen Seite kann eine Überschätzung einen unnötigen Überschuss bedeuten, der die Lagerkosten für den Lagerbestand erhöht und zu einem Verfallsdatum führt, wenn die Medikamente ablaufen. Eine Bestandszählung ist zwar zeitaufwendig und der beste Weg, um die Lagerbestände zu überprüfen.

Bestandszählungen für unbefristete und periodische Systeme

Unabhängig davon, ob Ihre Apotheke ein periodisches oder ein permanentes Inventarsystem unterhält, müssen Sie irgendwann eine Inventurzählung durchführen. Das Timing und der Maßstab unterscheiden sich jedoch im Allgemeinen. Größere Apotheken, die einen großen Lagerbestand verschieben, verwenden in der Regel unbefristete Systeme. Perpetual Inventory-Systeme verwenden Point-of-Sale-Scanner, um die Inventur nach jeder Lieferung oder jedem Einkauf automatisch zu aktualisieren. Trotzdem treten Fehler auf, und permanente Inventarapotheken sollten ein- oder zweimal im Jahr eine Zählung durchführen, um die Genauigkeit des Inventars zu überprüfen. Andererseits können kleine Apotheken mit geringerem Lagerbestand den Lagerbestand manuell durch ein periodisches System erfassen. Diese Apotheken sollten täglich, wöchentlich oder monatlich Bestandszählungen durchführen.

Vor dem Zählen

Bevor Sie mit der Bestandszählung beginnen, löschen Sie den Wareneingangsbereich. Sie möchten kein versehentlich gezähltes Inventar zählen, das noch nicht in das Buchhaltungssystem eingegeben wurde. Ebenso, wenn es noch Medikamente gibt, die verkauft wurden, aber noch nicht verteilt wurden, markieren Sie sie deutlich und legen Sie sie beiseite. Es ist am einfachsten, die Bestandszählung nach Geschäftsschluss durchzuführen, um Verwirrung zu minimieren und sicherzustellen, dass der Prozess den Geschäftsbetrieb nicht stört.

Zählverfahren

Erstellen Sie einige Zählgruppen, die mit der Größe und Organisation Ihres Inventars korrelieren. Weisen Sie jedem Team zu, eine bestimmte Kategorie für die Bestandsmedikation zu zählen. Unterzählungen nach Medikationskategorie erleichtern die Rückverfolgung von Fehlern, wenn die Anzahl der Endbestände nicht mit den aktuellen ewigen Aufzeichnungen übereinstimmt. Weisen Sie ein Teammitglied zu, um die Bestandszählung durchzuführen, und ein anderes, um die Zählergebnisse aufzuzeichnen.

Ergebnisse überprüfen

Wenn die Apotheke ein permanentes Inventarsystem verwendet, vergleichen Sie die Ergebnisse der Zählung mit den aktuellen Datensätzen. Sie können Inventarzähler vom Zugriff auf aktuelle Datensätze abhalten. Andernfalls ändern die Counter möglicherweise ihre Anzahl, um die Datensätze abzugleichen, um die zusätzliche Arbeit zu minimieren. Wenn es eine Diskrepanz zwischen der Anzahl der Datensätze und den aktuellen Datensätzen gibt, weisen Sie ein anderes Team zu, eine Blindzählung der Problemkategorie durchzuführen, um die Genauigkeit zu überprüfen.

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