Wie plane ich Meeting-Agenden?

Ein Meeting-Programm ist eine Auflistung der Themen, die Sie bei einem anstehenden Geschäftstreffen ansprechen möchten. Wenn Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus planen, anstatt zu versuchen, sie zu "leiten", vermeiden Sie lange, langwierige und unproduktive Sitzungen. Schreiben Sie die Tagesordnung auf und verteilen Sie sie vorab oder gegebenenfalls zu Beginn des Meetings an Ihre Teilnehmer, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.

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Bestimmen Sie ein bis drei Hauptziele, die Sie als Ergebnis dieses Treffens erreichen möchten. Zum Beispiel "Initiieren Sie eine Werbekampagne für die kommende Woche." Dies wird Sie bei der Planung der Tagesordnung unterstützen.

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Legen Sie die Start- und Endzeit der Besprechung sowie den Ort fest, damit Ihre Teilnehmer entsprechend planen können.

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Listen Sie die wichtigsten Entwicklungen, Probleme, Projekte, Neuigkeiten und bevorstehenden Ereignisse Ihres Unternehmens auf, die Sie im Meeting ansprechen möchten. Listen Sie die wichtigsten Personen auf, die anwesend sein werden, ihre Rollen und alle Berichte oder Informationen, die diese Personen beim Sammeln freigeben sollen.

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Beginnen Sie die Tagesordnung der Tagung mit Formalitäten, einschließlich einer Eröffnungserklärung, Einführung der wichtigsten Teilnehmer der Tagung und gegebenenfalls Ablesen der Protokolle der letzten Sitzung.

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Beschreiben Sie die Reihenfolge der Informationen, die Sie während des Meetings präsentieren und diskutieren möchten, und zwar basierend auf Ihren Listen in Schritt 1 und 2. Listen Sie jede Person auf, die für die Präsentation des Themas verantwortlich ist.

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Schreiben Sie eine Schätzung der Zeit, die Sie für jedes Thema neben jedem Punkt auf der Tagesordnung einplanen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Zeitbeschränkungen haben. Zum Beispiel "Diskussion über Werbefokus, präsentiert von Sam Smith von Marketing (20 Minuten)."

Spitze

  • Verwenden Sie ein Textverarbeitungsprogramm, um Ihre Meeting-Agenda zu formatieren. Einige Textverarbeitungsprogramme bieten auch Agenda-Vorlagen an, die Sie zu diesem Zweck verwenden können (siehe Ressourcen).
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