Alle gemeinnützigen Organisationen sollten über genaue Bücher verfügen, die einer Prüfung standhalten. Ob formale Prüfungen für Ihre erforderlich sind, hängt jedoch von der Organisation und der Art der Gelder ab, die Sie für den Betrieb erhalten. Der Internal Revenue Service kann Sie wie jede natürliche Person oder Firma aus den gleichen Gründen prüfen. Organisationen, die 500.000 US-Dollar oder mehr in Bundesmitteln verwenden oder durchlaufen, müssen diese prüfen. Meistens sind es jedoch diejenigen, die Geld für gemeinnützige Organisationen oder Vorstandsmitglieder, die für die Verwendung der Mittel verantwortlich sind, gewähren oder spenden, die Prüfungen verlangen.
Erstattungen gewähren
Viele Stiftungen und andere philanthropische Organisationen gewähren Mittel auf Erstattungsbasis. Sie müssen das Geld ausgeben und anschließend eine Erstattung der Beträge beantragen, die Ihrer Organisation gewährt werden. Es ist unerlässlich, dass Sie genaue Aufzeichnungen darüber führen, was Sie ausgeben, und möglicherweise andere Gelder (in Geld oder Sachwerten), um ordnungsgemäß zurückerstattet zu werden. Die Abzeichnung durch einen Steuerberater kann erforderlich sein.
Beschränkte und nicht beschränkte Fonds
Alle gemeinnützigen Organisationen träumen davon, dass Spender nicht gesperrte Mittel übergeben, die für allgemeine Operationen oder Ermessenszwecke verwendet werden können. In den meisten Fällen erhalten Sie jedoch gesperrte Gelder für bestimmte Zwecke wie Programmieren, Bauen, Öffentlichkeitsarbeit usw., und es wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Verwendung dieser beschränkten Gelder berücksichtigen. Möglicherweise müssen Sie separate Bücher erstellen, in denen die Verwendung der gesperrten Mittel dokumentiert wird.
Genaue Buchhaltung und Spenderbeziehungen
Eine genaue Rechnungslegung durch gemeinnützige Organisationen ist für Geberbeziehungen sinnvoll. Non-Profit-Management-Consulting-Organisationen unterscheiden sich in ihrer Meinung. Einige Unternehmen schlagen vor, dass ein Unternehmen, das 250.000 US-Dollar an privaten Geldern einnimmt, diese prüfen sollte, während andere eine angemessenere Anzahl von 1 Million US-Dollar vorschlagen. Bei der Suche nach neuen Spendern wird von kohärenten Buchhaltungsunterlagen erwartet, aus denen hervorgeht, wie die Cashflows in Ihr Unternehmen hinein und aus ihnen herauskommen, welche Quellen Sie für ein verdientes oder gespendetes Einkommen haben, und Beträge für beschränkte und nicht beschränkte Zwecke.
IRS-Audits
Die IRS kann Ihre Organisation wie jedes andere Unternehmen prüfen, aber vielleicht auch, um Ihren Status als gemeinnützig zu überprüfen, und um zu sehen, wie Sie mit Spenden für wohltätige Zwecke umgehen, wenn Sie mit solchen Mitteln ausgestattet sind. Solange Sie Steuererklärungen rechtzeitig einreichen, neigen Sie nicht als gemeinnützig zu einer IRS-Prüfung als Einzelperson oder Körperschaft, aber Anomalien in der Buchhaltung oder in der Steuererklärung können rote Fahnen senden. Mit genauen Buchungsunterlagen haben Sie keinen Grund, eine solche Prüfung zu fürchten.
Bezahlung für Buchhaltung und Prüfungen
Die meisten großen Stiftungen und philanthropischen Organisationen haben erkannt, dass Audits und Buchhaltung kleine gemeinnützige Organisationen überlasten können. Sie ermöglichen dies, indem sie einen Prozentsatz über den Zuschussbetrag hinaus einschließen, um den Gemeinkostenaufwand zu decken. Die Höhe der Finanzhilfe wird dadurch nicht verringert, Sie müssen sich jedoch im Rahmen Ihres Finanzhilfeantrags bewerben.
